办公设施及管理制度.doc

办公设施及管理制度
一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转,提高办公设备的工作效率和使用寿命,特制定本制度。
二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、笔记本电脑等。
三、相关职责。
1、人力行政专员,主要负责办公设备的采购申请提交、采购、保管、配发、设备调换等事宜。
2、在总经理批准的情况下,一些常用设备及耗材也可购买。如打印纸、砸鼓、网线水晶头等。
3、部门这专人负责办公设备的使用、保管、维修保养等事宜。

办公设备日常管理
一、办公设备的申请和购买。
1、部门工作人员根据需要提出办公设备的购买申请,制定采购计划并填写《办公设备需求单》,报人力行政部主管领导审批,购买设备金额大于500元的还需报公司总经理批准。
2、经公司领导审批后由人力行政部专人购买。
二、办公设备的领用。
1、设备需求人员根据审批的《办公设备需求单》到人力行政部处领取。
2、对领取的设备进行编号,以便盘点。
三、办公设备的使用和保养。
1、使用设备前应详细阅读操作手册,严格按照操作规范操作使用,由部门主管及人力行政部门负责监督检查。
2、公司各类设备的保养和维修,员工应参照规范,正确使用,注重平时保养。
3、人力行政部对部门内办公设备运行、保养情况进行监督检查,对设备的维修,更换零件要进行登记备案。
四、办公设备维修管理
1、设备发生故障无法使用时,设备使用人应报人力行政专员并协同技术人员处理;技术人员无法处理的可报部门主管领导联系供应商统一报修。
2、在报修期内的设备,人力行政专员应联系供应商进行维修;保修期外的设备,按照最经济可行的保修方案进行维修,由人力行政部或指派专人负责送修并按照维修的真实情况,填写设备维修单。
五、建立维修档案
1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案。由人力行政专员统一管理,主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。
2、人力行政专员应定期统计、汇总维修情况,针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施,通报并加以防范。
六、办公设备使用监督
1、人力行政部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。
2、人力行政专员对违规使用办公设备人员有提醒处罚的权力。
七、办公设备的盘点及赔偿
1、人力行政专员负责对部门所有办公分类,并建立办公设备管理台账,每半年盘点清查一次,做到账物相符。
2、在规定的使用年限期间,因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等,所造成的经济损失由个人承担。
八、办公设备的报废处理
1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单,要认真审核,确认不能再次利用后,经人力行政部、部门主管领导审批,报总经理签字后方可作报废处理。
2、对决定报废的办公设备,人力行政专员应做好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。
3、报废品由人力行政专员集中存放、集中处理,不得随意丢弃。
第二章办公设备分类管理
一、电脑的使用管理
1、专人收管
(1)每台电脑指定专人上机,负责日常操作,非操作人员不得随意使用。
(2)电脑使用人员设密码管理,密码属公司机密,未经批准不得向任何人泄露。
2、电脑的操作规定
(1)严禁在电脑从事于本职工作无关的事项,严禁使用电脑玩游戏。
(2)不得使用未经病毒检查的U盘,防止病毒入侵。
(3)严禁私自拷贝,泄露涉及公司有关机密的文件资料。
3、病毒防护
(1)未安装杀毒软件的电脑一律不得使用。
(2)对于联网的电脑,任何人在未经批准的情况下,不得从网络复制软件或文档。
(3)对于电脑软件的安装由使用部门自主决定。
(4)任何电脑不得安装游戏软件。
(5)软件使用前要确保无病毒。
(6)任何人未经他人同意,不得使用他人电脑。
4、硬件保护
(1)未经办公室批准,任何人不得拆卸所使用的电脑设备。
(2)拆卸电脑设备时,必须采取防静电措施。
(3)硬件维护后,必须将所有设备复原。
(4)各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。
(5)各部门负责人必须采取必要措施,确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。
(6)对于关键的电脑设备应配备必要的断电,继电设施以保护电源。
5、电脑的保养
(1)保持电脑的清洁,严禁用手,锐物触摸屏幕,使用人在离开前应退出系统并关闭电源。(2)定期对电脑内的资料进行整理,做好备份并删除不需要的文件,保证电脑运行的速度和存储,备份的光盘由部门保管。
二、电话的使用管理
1、电话由办公室统一负责管理,各部门主管负责监督并控制使用。
2、每次通话以五分钟为限,通话应简洁扼要,以免耗时占线,浪费资金。
3、长途电话的使用