物资采购、出入库管理制度.doc

物资采购及出入库管理制度
(草稿)
为加强对总务物资采购、出入库的管理,降低物资采购及管理成本,规范物资申购、领用程序,提高公司整体工作效率,特制定本制度。
本制度所称物资为非生产用原材物料及办公用品、耗材。本制度所称物资申购部门为公司各部门,物资管理部门为,物资领用部门为公司各部门。
一、物资的采购管理
1、对于正常的备库物资(包括材料、工器具、备品备件、劳动防护及劳保用品),保管员应定期进行盘点,库存数达不到最低保障时,保管员应及时填写《物资采购申请单》进行申购报批。
2、生产部电气、维修等岗位应根据设备维修计划不定期提供设备维修用配件计划,并负责提供采购物资标准,有特殊要求应重点说明,若属设备维修急需的应在“物资采购申请单”上注明“急需”字样,经公司总经理签字后转物资采购部门实施。
3、生产部负责根据岗位特点,定期提供职工劳保福利、安全防护等物资的采购计划,经公司总经理签字后转物资采购部门或采购人员实施。
4、部门急需物品,由各部门填写《物资采购申请单》,并由仓库保管员进行把关审核,在确认库存不足或无库存时,应抓紧进行申购报批。
5、《物资采购申请单》批复后,交由采购部门进行采购。为提高工作效率,采购部门应及时与申购部门沟通,分清轻重缓急,本着“不多不少、不早不晚”的原则,及时编制采购合同或采购计划,确定物资采购顺序,以保证各项工作的顺利进行。
6、急用物资先采后批的,应在采购结束后当即按流程补办《物资采购申请单》,不然不能办理入库及报销。
7、属于部门自采的特用物资,应本着急用急办、控制采购数量的原则,防止造成不合理库存或形成呆滞物资。
8、物资采购过程中要做到货比三家、严控风险,杜绝质次价高、假冒伪劣、三无产品进入仓库。同时要对常规物资进行定期不定期的询价,以及对各分供方进行资质、风险评估。
9、物资采购结束后,采购部门或采购人员应凭《物资采购申请单》、《入库单》或《收料单》在三日内对采购单据进行处理。采购单据应为国家正规发票(或公司财务部认可的其它单据)。
二、物资验收入库及在库管理
1、仓库保管员对购回物资的数量、质量进行验收,并做到与《物资采购申请单》批复的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收入库。
2、在更换新供应商或有特殊要求的原材料、配套件时,保管员应协同使用部门的相关人员共同对所采物资进行质量验收。
3、对采购物资验收后,仓库保管员要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写《入库单》。其中一联交由采购人员作为报销凭据,其余两联分别由仓库、财务记账。《入库单》必经采购经办人、保管员共同签字。
4、仓库保管员应对在库物资实行台账管理。建账时对在库物资的品名、规格、数量、用途等进行摘要记录。坚持易损易耗品的先入先出原则,降低物资的在库亏耗。
5、在库物资应分门别类进行存放,注意物资、材料的物理及化学属性,有条件的应进行货架式管理。条件成熟时,对库存物品要逐项建立“物资流转卡”管理,物资进库时在“流转卡”上增加,物资发出时数量减少算出余数。便于仓库物资的日常管理及月末盘点。
6、保管员应加强对库存物资的管理。熟练掌握物资的质量、数量、卫生、保质期情况,落实防盗、防虫、防鼠咬、防变质等安全措施,保证库存物资完好无损。对性质不稳定或容易变质的物资材料应单独建账管理,并协调采