餐饮企业公文管理制度第.doc

LOGO

公文管理制度(暂行)


文件编号:

编制者:

审核者:

审批者:

页数:
5
制定日期:
2014年 10 月日
文件密级:
普通
修订日期:

修订记录
日期
修订内容
修改人
审核人
批准人
、总则
、公文种类
、公文格式
、公文办理
、公文保密
、附则
总则
为使公司公文管理工作进一步规范化、制度化,提高公文质量和公文处理效率,保证公文的严肃性,特制定本规定。
公司各类公文(包括各类商务往来函件),是发布公司内部管理规章制度,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况和交流经验的重要工具。
公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
综合管理部是公文管理责任部门,必须依照本规定,坚持实事求是、精确、高效的原则,及时、准确、安全地做好公文处理工作。
公文种类
根据公司实际,主要的公文种类有:
决议:适用于对重要事项或重大行动做具有长远性、全局性的决策事项,在公司内部的约束效力仅次于《公司章程》,对整体工作有指导意义,包括董事会决议。
通告:适用于日常管理中决策事项,需要有关部门知晓并执行的事项。
通报:适用于传达重要精神或情况信息,表彰先进,批评错误,让受通知者知晓。
会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项,便于执行参照和日后检查。
报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。
请示:适用于向上级机关请求指示或批准的事项。
函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题。
公文格式
公司公文版头的主要形式及适用范围
主要形式:“广州市XXX餐饮管理有限公司文件”标题页眉;
适用范围:对外上行文及公司内部发布重要决议、公司制度使用
发文字号
由发文单位代字、发文年度和发文顺序号组成,公司发文字号有以下六种编号形式:
公司对外发文 XXX外字【年份】第×××号
董事会发文 XXX董字【年份】第×××号
股东会发文 XXX股字【年份】第×××号
公司内部制度发文 XXX字【年份】第×××号
公司内部会议纪要发文 XXX会字【年份】第×××号
公司内部重要通知发文 XXX通字【年份】第×××号
公文排版格式 
公文文字从左至右横排,左侧装订,公文用纸通常用A4型(210毫米×297毫米)。标题用小二号宋体,加粗、居中;正文内容用四号楷体。发文单位署名与正文之间空2-3行,字体为四号楷体。发文日期用四号楷体。
公文办理
公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。
收文办理由收文登记、阅批、承办、传递、催办等环节组成。
收文登记
对收进的外来文件、电报,由综合管理部人员分别签收、拆封、登记,并对重要文件在《收文登记表》(附件一)中进行登记。
公司领导亲收件,交本人拆封。亲收人如认为需要公司存查或处理的,可以交综合管理部按收文登记办理。
发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、校对、用印、发送等环节组成。
拟稿
公司报上级领导机关的重要公文,由综合管理部拟稿或组织有关部门共同拟稿。
凡是各部门需要以公司名义行文时,由各部门拟稿交综合管理部行文。
核稿
核稿时,要对公文草稿的内容、文字、格式和行文规范等方面进行审核和检查,发现问题及时纠正。
各部门以公司名义发出的公文,应先经部门经理审核签字,送综合管理部核稿,再送公司领导签发。
凡涉及几个部门工作的公文,由主办部门会同有关部门负责一并审核会签。
未经核稿的公文,或须会签而未会签,须送附件而未附送的公文,一律不得送公司领导签发。
签发
公司领导对送审公文稿,审阅同意后须在《发文申请表》上签署意见。
属于全面的、重要的方针、政策性问题,应以公司名义发文。以公司名义发出的文件,都应由总经理或董事长签发。属于正常工作性质的例行公文,可根据授权签发。
编号、登记
综合管理部对以公司名义发出的文件都要编号、登记。根据公文种类,按照规定编排字号。
校对
公文发文前,应当由综合管理部进行校核。
公文文稿校对要严肃认真,一丝不苟,重要公文要做到二校三校。校对完毕,校对人签字后,方可用印。
用印、发送
用印并校对完毕后应在文件末页加盖公司印章。最后,由综合管理部负责,按公文要求分送公文主送、抄报(送)单位。
归档
公文发送后,综合管理部负责将用印好公文一式二份与文稿、文稿附件和领导批示,及时收齐归档,同时制作电子文档保存。
公文保密
公文处理必须严格遵守公司保密规定,公司秘密的安全。
公司公文密级按其内容及如泄露可能对公司造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。不公开发表又未标注密级的公文,按内部公文管理。
综合