秘书综合训练课件时间管理.ppt

实训项目3:时间管理
一、实训目的
◎会安排工作顺序
◎会制定年度预定、月内预定日程表,一周工作日程表
◎会制定出差日程表
◎会管理工作日志
二、基础知识
◎秘书的精力总是有限的,而秘书需要应对的工作却包罗万象,需要灵活运用ABC法合理安排工作顺序。
◎秘书工作应当有一定预见性,秘书安排领导工作日程应当尊重实际、得到确认并适当保密。
◎秘书编排出差日程表。
◎秘书应当认真填写工作日志。
三、基本技能
◎重要而且紧急的公务一般优先安排。
◎安排日程必须留有余地、经过确认、注意保密。
◎制定出差日程表要充分考虑领导的身体状况、商务目的的需要。
◎手工填制的工作日志应当为上司和自己各准备一套。
四、工作流程
工序1
工序2
工序3
工序4
安排工作顺序
确定工作
重要程度
确定工作
紧急程度
拟定工作顺序
调整工作顺序
制定工作日程表
与领导沟通
熟悉总体
战略
制定工作日程
报请核准
制定出差日程表
明确出差
目的
了解出差地
情况
制定出差日程
报请核准
管理工作日志
熟悉上司
了解主要
工作
制定工作日志
及时补充更新
实训1:安排工作顺序
:星期二上午,展秘书正在拟写下周五工作表彰会上张总要用的讲话稿,这时,张总打电话给展秘书,请他马上到机场接一位泰国来的客人,晚上在某商务酒店宴请这个客人。
:⑴急缓有序。
⑵轻重有别。
⑶安排合理。
:联系车辆、预定酒店、机场迎客、酒店宴请、拟写讲话稿,其中在
出发去机场途中预定酒店,每违反本顺序一处扣20分。
:百分制。
:全班分组编制工作方案,学生比照评价标准,相互评价。
:30分钟。
实训2:制定工作日程表
:公司行政事务部星期一要召开全公司的控制成本会议,李总经理亲自参加会议;星期三销售部将在某商务酒店召开一个有50名经销商参加的产品推展会,刘总经理参加;;星期四安保部要举办一次义务消防队演练陈副经理参加。你是秘书小王,请你编写一个一周工作日程表。
:⑴内容正确。
⑵内容全面。
⑶时间合理。
:⑴内容正确项满分30分。三个大的活动表述正确,每错一项扣10分。
⑵内容全面项满分40分。每项活动必须包括活动主题、活动时间、活动地点、责任部门、参加人员等项目,每缺少一个项目扣10分,扣完40分为止。
⑶时间合理项满分30分。时间不具体扣30分;时间没有留有余地扣20分。
:百分制。
:全班分组编制工作方案,学生比照评价标准,相互评价。
:30分钟。
实训3:制定出差日程表
:湖北荆州某公司总经理李总将于1月底赴河北承德,与公司的原材料供应商洽谈有关原材料价格,刚好一个月前该供货商更换法定代表人,请你拟一个出差日程表。
:⑴内容全面。
⑵时间合理。
⑶经过领导确认。
:⑴内容全面项满分40分。日程中应当涵盖对方背景调查、资料准备、国内外价格信息、合同讨论稿及保暖、交通、食宿安排等内容。每缺少一项扣10分,扣完40分为止。
⑵时间合理项满分30分。没有时间安排扣30分;时间安排不具体扣20分;时间缺乏衔接扣10分。
⑶经过领导确认项满分30分。不经过领导确认扣30分;报告领导当时领导没有批复同意扣20分。
:百分制
:全班分组制定出差日程表,学生比照评价标准,相互评价。
:30分钟。
实训4:管理工作日志
:人力资源部肖总9点要在1会议室参加一个部门负责人会议,10点半要在2会议室主持一个中管招聘会,下午3点主持一个招聘结果审定会。请你你写一个工作日志。
:⑴内容正确。
⑵内容详细。
⑶留有余地。
:⑴内容正确项满分40分。经理的三项工作和秘书的预备工作遗漏一项扣10分,扣完40分为止。
⑵内容详细项满分30分。每一项任务的时间和工作内容表述不具体,不能够实际操作扣10分,扣完30分为止。
⑶留有余地项满分30分。每一项工作前后留有10分钟左右机动时间,缺少一项扣10分,扣完30分为止。
:百分制
:全班分组编写管理工作日志,学生比照评价标准,相互评价。
:2学时。
五、参考案例
假设你午饭后回到办公室,你计划着下午的日程。你有两项工作要做:第一项是处理一大堆琐碎又重要的事:口述信件、查看日常事务备忘并处理它们,给某人打电话或是查看疑难问题。另外一项是关于一个重要而富有挑战性的技术问题,这个问题需要你和他人一起分析、讨论并解决。对于这个问题你非常有把握,因为它刚好属于你特长的领域。
    你有两个助手,他们都能做好第二项工作,原则上你可以让他们中的任何一个去