第六轮中国全球基金艾滋病项目.ppt

第六轮中国全球基金艾滋病项目档案资料收集与管理要求
六轮安徽项目办
2009-02-24
档案资料信息收集与管理
目的及意义
管理程序和资料保管形式
档案资料分类和内容
常见问题
一、目的及意义
是开展项目工作的基础,也是重要内容;
用于制订工作计划、记录项目活动;有利于资料管理、分析利用、信息交流;
项目工作质量优劣的重要依据;
可以有效地提高项目工作质量和NGO组织的资料收集、整理、分析、利用的能力,保证项目工作可持续性发展
档案资料管理不仅仅是政府机构、事业单位、公司企业,同时也是全球基金项目一项常规工作。
收集整理时要保证档案资料的完整性、准确性和系统性。
错误的资料导致错误的结果
二、管理程序和资料形式
结果的发布……
存档
分析
整理
收集
a、收集范围:
凡是与六轮项目有关的具有保存价值的资料,都属于资料的收集范围。
b、收集要求:正确、及时、完整
a、整理要求:
一事一卷、要素齐全、集中管理、专人负责
b、保存形式:
文件盒(袋、夹)、上墙信息、电子文档、声像资料(照片、录音、录像等)
c、资料分类:
各种管理制度、收/发文、计划和总结、报表及简报、财务和设备、调查和协议
分析:通过资料录入,数据分析,得到实际工作中的指导;
利用:使用分析得到的结果指导项目工作下一步进展。
二、资料保管形式
三、常规档案资料分类3
3、计划和总结
工作计划:对于六轮项目实施单位来说此类档案可分项目总计划和各活动计划,如CSW/MSM等人群干预计划。
工作总结:可包括每个小活动总结(如×年×地区×人群行为干预工作小结),分析报告、项目进展报告(每季度上报一次)、项目完工报告。
三、常规档案资料分类4
4、报表及简报
各类报表:如项目工作季度报表、财务报表等,可分类按时间顺序排列。
工作动态/简报/通讯:可分组织/部门,按照时间排列。