房地产企业材料规章制度.doc

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2007-03-17 21:23
材料部管理制度
材料部属工程总监领导下采购部门,全面负责公司工程材料、设备的采购及工程中涉及材料、设备价格认证工作。为规范本公司工程材料、设备采购管理工作,满足工程需要,降低工程成本,提高经济效益,根据公司管理要求和公司实际情况,特制定实施本制度。
一、材料部职责与范围
(一)负责公司材料、设备采购办法、流程、审批表格的制定和修订。
(二)负责公司所有工程用材料、设备的招投标、询价、比价、认价、合同签订及采购工作,并协助相关工程单位和监理公司对进场材料、设备进行检测验收,对合同中有关材料价格的认价工作;
(三)负责建立完善的合同分类管理、材料出入库管理、库存材料明细帐并每月编报与财务部、各领料单位、库存盈亏的汇总报告。
(四)及时了解掌握工程建设用新材料的规格性能,随时掌控建材市场的价格走势情况,为工程建设及时提供材料方面的预测支持。
(五)负责制定并实施材料部管理制度。
二、采购材料、设备应遵循的原则
(一)实行货比三家的原则。比价采购的原则和同样的质量比价格、同样的价格比信誉的工作方法,尽量采购符合环保要求的产品。采购过程中,首先要遵循工程总监和主管工程师技术上的指导和要求,选择合适的质量等级范围内的供应单位进行价格、付款条件、服务内容上的比对,择优选择合格的合作单位。
(二)公开招标的原则。使用量较大,总价值超过30万元的材料和设备,必须进行本公司范围内的公开招标,组成有总经理、工程总监、总工程师、主管工程师参加的评标小组进行评标,材料部将评标小组意见书面呈报并经工程总监同意后,进入议标和合同谈判直至签订合同。价值2万元以上的材料、设备采购必须签订合同。零星材料、设备的直接采购必须有两人以上参加,价值1万元以下材料部经理可直接决定,1万元以上的采购行为必须经工程总监认可后才能进行。
(三)工程总监、总工程师或主管工程师确认的原则。对技术要求较高的材料、设备,进行市场考察须有工程总监、总工程师或主管工程师参加,对其中的技术内容须有工程总监或主管工程师及总工程师的确认。
(四)对采购过程中发生的“回扣”必须如实上交公司财务部,不得据为已有,不得故意采购质次价高产品,否则将追究当事人的责任。
(五)根据用料部门的采购计划,经审核无误后,按用料部门的要求、时限组织实施。货到现场后应立即组织有关人员进行验收,如品种、规格、质量、数量等发生错误时,应分析原因,立即通知责任方纠偏,并根据公司质量管理相关规定严格执行,发生费用由责任方负担。                     
三、材料、设备仓贮管理
(一)合同管理
材料部签订的合同及流程审批表,复印件一份交公司总经理办公室存档,原件一份由部门内勤归档,原件一份交财务部备案,需交工程部履行的另外交付复印件。材料部经理负责对所有合同履行情况进行审查和评价。
(二)出入库管理
本部门范围内采购的材料、设备必须进行严格的出入库登记,对各个供应商和各材料领用单位建立详细的明细帐,对付款金额和进度建立明细帐。
每个月必须与财务和各领料单位对帐一次,对库存材料进行盘点,对库存材料盈亏情况及原因写出报告。报告一式三份,资料管理员存档一份、部门经理一份、工程总监一份。
四、材料部日常工作制度
(一)材料部组织制度:
①材料部部门经理