房地产企业采购与付款制度.doc

采购与付款会计控制
为了加强对公司采购与付款的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,根据《中华人民共和国会计法》等法律法规,依据本公司《内部会计基本控制》,制定本采购与付款会计控制。
本控制所称采购与付款是指本公司的有关机构或成员在执行采购与付款时的行为规范。
公司负责人对公司采购与付款会计控制设计的合理性和运行的有效性负责。
公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
采购与付款业务不相容岗位至少包括:
请购与审批;
询价与确定供应商;
采购合同的订立;
采购与验收;
采购、验收与相关会计记录;
付款审批与付款执行。
公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。
公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。
公司应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度、明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人员办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。
审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。
严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。
公司应当按照请购、审批、采购、验收付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在采购预付款各环节设置相关记录,填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续,采购合同,验收证明,入库凭证,采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
公司应当建立采购申请制度,依据购置物品或劳务等类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。
公司应当加强采购业务的预算管理,对于预算内采购项目,具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续,对于超预算和预算外采购项目,具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。
公司应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目,应当明确审批权限,由审批人根据其职责、权限以及公司实际需要等对请购申请进行审批。
公司应当建立采购与验收环节的管理制度,对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定,确保采购过程的透明化。
公司应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务的采购应采用订单采购或合同订货等方式,小额零星物品或劳务等采购可以采用直接购买等方式。
公司应当充分了解和掌握供应商的信誉、供应能力等有关情况,采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序,并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。
公司应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件,由独立验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出具验收证明。对验收过程中发现的异常情况,负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告,有关部门应查明原因,及时处理。
公司应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》及公司制定的《货币资金会计控制》等规定办理采购付款业务。
公司财务部门在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合