合同借阅登记表.doc

合同借阅登记表
编号
借出日期
合同名称
借阅部门
借阅人
归还日期
经办人
备注

合同管理及审批流程图
生效合同生效合同
生效合同
当天
当天
不合格
律师财务审核完毕第二日
合格
不合格
不合格
店铺合同(新增、续约) ①房屋租赁:合同附审批表、拿店资料、续约申请、房东产权证及身份证复印件(需按手印)等②商场合同:合同附审批表、拿店资料、续约申请
备注:以上所附资料(拿店资料、续约申请)均需总部已审批,合同才视为通过
分公司
总公司渠道拓展部
总公司总裁办
一个工作日内完成合同中费用等相关条款初审并做相关记录(律师、财务审核不合格,与分公司沟通要求其按照审批意见执行)
一个工作日内律师完成合同条款审核、财务确定出签订合同主体
副经理、经理、副总监签字确认
鲁副总裁签字确认
建台账存档(复印件及所附资料)
根据财务审批要求盖章
合同回寄(合同生效后3个月内将原件扫描报总部备档)
合同原件存档(扫描件)

合同管理办法
为进一步完善终端店铺合同管理,保证其安全性现做出以下几项建议:
1、  对收到的各类合同性文件与履行中发生的情况建立合同明细台帐,要求合同性文件确实反映符合合同签订、履行、变更和解除以及结算等情况。
合同台帐应包括合同编号(店铺编码)、区域、合同属性、店铺地址、签约双方、付款方式、费用(租金/扣点、押金、转让费等)、合同期限、结算方式、审批核准日期、原件及扫描件归档日期、备注等。
2、合同生效后(甲乙双方签字盖章完毕)要求分公司三个月内将原件扫描件回传至渠道部,同时将扫描件转交总裁办的存档同时复印一份在渠道归档
合同履行情况的相关资料原件、传真件等涉及合同重要事项的,应当要求分公司负责人签字并对其与合同一并存档。
3、渠道部根据合同审批时间按照区域、合同种类为索引进行整理,统一保存于渠道部固定档案柜中。
4、合同借阅,本部门人员借阅需经经理或副经理同意,并按照实际情况填写合同借阅登记表,外部门人员借阅须提报合同借阅申请单经总心负责人同意,本中心的总监、副总监及总裁办借阅的需经渠道部经理或副经理通知后方可借阅。