档案管理制度.doc

档案管理制度
一、总则
为规范档案管理工作,充分发挥档案作用,提高档案保存质量,特制定本方法。
二、组织实施
1、公司档案工作,要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政办公室负责出体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政办公室可设立专门档案室,行政主管分管公司主体档案工作。
2、根据有关档案法规定精神,各部门形式的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,并定向向公司的档案部门移交保管。各分公司、办事处档案分类目录及编号原则,由各分公司、办事处办公室统一制定。
3、公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件时,要委托有关档案部门代为保管。
三、公司建档范围
1、公司设立、变更的申请、审批、等级以及终止、解散后清算等方面的文件材料。
2、公司董事会、董事会、监理会形成的文件材料。
3、财务、会计及其管理方面的文件材料。
4、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。
5、经营管理方面的文件材料。
6、生产技术管理方面的文件材料。
7、产品生产、安全生产方面的文件材料。
8、仪器、设备方面的文件材料。
9、基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。
10、科研、技术引进、转让方面的材料。
11、教育培训方面的文件材料。
12、信息、情报方面的文件材料。
13、党群(工、青、妇)组织方面的文件材料。
14、其他具有利用价值和保存价值的文件材料。
15、以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件,各类会议文件、重要纪录、工作计划、工作规划和工作总结。
本管理制度自下发之日起执行,各分支机构根据驻地实际情况参照执行。
四、文书管理制度
一、组织管理
(一)公司各部门与外借来往文书的收发由行政办公室统一办理。各分公司、办事处所在地的总收发一由其所属部门办理,办公室负责文书的收受及发送。
(二)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封,等级、分发、稽催、校队、监印、档案管理等事宜。
二、公文的种类
(一)公司的通用公文种类
1、请示。向上级部门请求请示、批准的事项。
2、报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
3、决定。对公司重要事项或重大活动作出安排。
4、决议。经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项。
5、批复。上级答复下级的请示事项。
6、通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。
7、通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免聘用事项。
8、通报。表彰先进,批评错误,传达重要情况。
9、函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。
10、会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项,要求与会但闻共同遵守执行。
(二)公司的专用公文
备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、请柬、说明书、贺词、新闻稿、启事等。
(三)文书的类别
1、绝密。指极为重要的并且不得向无关人员泄露内容的文书。
2、机密。指次要重要并且所设计内如不能向无关人员透露的文书。
3、机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
4、普通。指非机密文件。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则令当别论。
三、文书制作要领
(一)公文格式
1、公文内容
(1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成,位于文头与界栏线上。
收文机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的,用“报送”;对同级或下级则用“抄送”。
(2)标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的美眉。
(3)正文:公文的主要部分。
(4)发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全程或通用简称。
(5)公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。
(6)公文印章:加印在发文日期中间。
(7)密级:保密文件注明密级。
(8)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。
2、用纸格式
(1)国内公文用纸16K(26cm×),涉外公文用A4(×)。
(2)图文区:国内用16K(×),国际标准用A4(27cm×)。
3、印装格式
(1)公文均采用横竖横排
(2)单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。
(3)装订可用线装、钉装、胶粘办法。
4、版面格式:首页采用文头。
(二)公文行文原则
1、上行文原则
(1)逐级行文,即下一级行文给直接上级。
(2)多级同时行文,即下级向上级和更