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采购招标管理制度
为保证采购物资质量,满足标准要求及货物运输的及时、无误,规范采购行为,降低采购及运输成本,合理使用资金,保证生产经营的需要,制定本制度。
第一条适用范围
本公司所需的一万元(含一万元)以上的各类产成品的发货运输、设备备件、办公设备、汽车备件、辅助生产材料、劳保用品、办公用品等。五万元(含五万元)以上的主要原材料、设备、基建材料、道路修建、厂房维护及装饰、装修、外协、外委的采购和加工,全部纳入招标采购管理范围。
第二条职责:
(一)物资计划部负责对生产用辅材的采购招标准备工作。
(二)安装部负责各类产成品发货运输的招标准备工作。
(三)行政事务部负责办公用品、汽车备件的采购招标准备工作。
(四)工程部负责道路修建、厂房维护及装饰、装修、基建材料的采购招标准备工作。
(五)设备能源部负责设备及设备备件采购招标准备工作。
(六)生产管理部负责一类材料、外协、外委的采购招标准备工作。
(七)质量安全部负责劳保用品的采购招标准备工作。
(八)安装工程部负责现场需要的外协、外委招标准备工作。
(九)审计部负责受理招标申请并负责组织招标活动。
(十)审计部、质量安全部、经理办负责对各部门提供的供应商资格、信誉、质量、业绩、价格等进行调查、核实。
(十一)凡有采购业务的部门负责本部门招标项目的申报及标书的制定。
第三条组织机构
招(议)标工作领导小组的组成:
招标工作由常务副总经理主持监督招(议)标并进行终审评定。招(议)标工作领导小组成员为:
组长:*****
副组长:****、****、****
成员:各有关采购部门、审计部、质量安全部、经理办等相关人员。
第四条议标的程序
议标:金额一万元以下的急待发货的车辆或一万元至五万元的急购物资,由招(议)标领导小组评议决定。
(一)采购人员按一万元以下(含零采),要按生产的缓急,填写“请购单”,参考市场行情及过去采购记录或供应商提供的资料,寻找合格的供方,采购人员需精选三家以上的供应商办理比价,由招(议)标领导组确定合格供方,各相关部门填写物资申报单,报审计部核定,走ERP程序。因生产临时需要,应填写“临时物质请购单”,经本单位领导签字,生产部审核,相关采购部门必须在议标确定的范围内负责采购,合格供方的资质每年评审一次。
(二)供方报价的规格与请购材料规格略有不同或代用品者,采购人员在检查核实后,应在“请购单”上予以说明或提出替代建议书,经主管审核,由技术或相关部门签署意见后,由审计部询价。
(三)公司一万元以下议标的物资,相关部门要对“采购物资价格申报单”所要求采购的物资,提供市场行情资料,作为材料保存及价格评议、核定的参考。
(四)对发货费用在一万元以下的,由仓储部对所需车辆的载重能力、车型、所需数量、发运日期、到货日期进行汇编,提供市场行情资料及本次运输的报价资料,并填列“采购物资价格申报单”,要求精选三家以上的运输配货商进行比价,报审计部进行核定。
(五)对于供应商的报价资料整理后,各相关部门经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向供方议价。
(六)价格及质量的复核。
1、审计部接到有关部门传递的“采购物资申请单”后,应调查主要材料的市场行情,并建立供方资料,作为采购议标价格审核的参考。
2、质量复核,计检部对公司各部门所采购物资的