公司费用报销管理办法.doc

公司费用报销管理办法
第一章总则
第一条为了严格公司的费用报销管理,规范费用报销的程序及规定,加强费用开支控制,提高经济效益,制定本办法。
第二条 适用范围
公司所有部门及全体员工。
第二章   管理职责
第三条 行政管理办公室
负责管理办法的制定,费用使用的监督管理,对超费用标准的部门和个人进行处罚。
第四条 财务部
负责费用报销的审查、费用报销、费用开支的分析、控制及管理。
第五条 各部门、项目部
负责本部门费用开支的管理和标准的控制,部门主管、项目经理负责本部门及员工费用报销的审核。
第六条 公司领导
1、副总经理及工程部经理负责对分管部门费用开支的管理和标准的控制,负责分管部门及员工费用报销的审核。
2、总经理负责公司费用报销的审批。
第三章费用报销原则
第七条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。
第八条费用报销的一般规定
1、报销人应取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。发票抬头填写公司全称,不能填写“个人、客户”和公司简称,购买商品数量较多需要提供购物清单。如确实因客观原因无法取得正式发票的应在报销单注明原因,报经总经理审批。
2、填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。
3、按规定的审批程序报批。
4、报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

第四章报销流程
第九条报销付款流程:(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(2) 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单;(3)按审批程序审批:主管部门经理审核签字→工程部经理审核签字→财务复核→总经理审批;(4)财务部根据审批后的报销单金额付款;(
5)若需提前借款,应填写借支单,按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。
第五章   差旅费报销
第十条 出差申请
1、员工因公出差,应填写“出差申请单”,详细注明出差事由、行程安排及费用预算、是否借支等;
2、填好“出差申请单”后,报上级领导核准后转管理办公室登记后方得出差。
3、如遇紧急情况,由主管临时派遣出差者,可先行出差,事后补填出差申请单,并呈报办公室登记备案。
第十一条 出差核准权限:
1、员工出差不超过1天的,由部门主管核准; 2、员工出差时间1~3天的,由工程部经理核准; 3、员工出差天数超过3天的,由总经理批准; 4、部门主管以上管理人员出差由总经理批准。
第十二条 借款
1、员工出差需要预支差旅费的,可以办理借款;
2、出差人员借款,应填写“借款申请单”;
3、“借款申请单”与“出差申请单”一并报上级领导核准后,经财务总监签字后,方予借支;
4、前次借支未清者,不得再借款。
第十三条 差旅费报销标准:
1、短途(能当天返回公司的)出差的差旅费报销标准:
(1)凡乘坐公司车辆出差的不报销交通费,乘坐公共汽车、中巴车的费用实报实销。特殊情况要乘出租车的须经部门主管在出租车票签字同意,由公司总经理批准方能报销。
(2)短途出差伙食费,原则上不报销,特殊情况可按10元/餐的标准报销伙食补贴,但须经部门主管在报销单的备注栏中注明“同意报销伙食补