会议开幕式方案
国际会议的大型活动现场管理工作步骤第一步策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划。会议组织委员会召开会议策划程序、编制工作计划并确定邀请贵宾名单。
第二步邀请出席开幕式的贵宾。1)按名单发出邀请。2)一一落实贵宾参加开幕式的情况。
第三步调整开幕式程序。1)根据邀请到的贵宾调整开幕式程序和工作计划。2)开幕式的程序要在会议日程手册上公布。
第四步设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬。
第五步布置开幕式会场。1)主席台的布置。2)代表席的布置。3)记者活动管理设备的安装和测试。
第六步开幕式的现场管理。1)贵宾活动管理。2)会议代表管理。3)记者活动管理。4)安全保卫管理。5)车辆安排和交通管理。特别提示邀请贵宾参加开幕式是一件政策性很强的工作,要安排有经验的工作人员负责。由于邀请贵宾的变化引起开幕式活动程序相应变化,新的开幕式程序要摆放在会场入口处。开幕式的持续时间尽量不要超过30分钟。国际会议开幕式是所有国际会议活动中重要的活动,有的开幕式甚至有多位,需要认真策划和仔细安排,特别需要加强现场管理。
1.开幕式的时间国际会议开幕式既可以安排在会议专业交流活动正式开始前一天的下午,也可以安排在会议专业交流活动正式开始的第一天上午,时间通常是由东道国会议组织者来决定。例如,国际自控联合会在美国举办第13届大会时,开幕式就是安排在会议正式开始前
一天的晚上,而第14届大会在我国举办时就是安排在会议正式开始的第一天上午。如果开幕式安排在上午,出席了会议开幕式的代表人数就会比安排在前一天时要多一些。这是因为来自世界各国的会议代表搭乘的航班有许多是在傍晚之后到达,这部分代表就没有机会参加会议开始前一晚的开幕式。
2.开幕式的地点开幕式的地点取决于会议代表的人数。在举办大型会议时,经常会出现人数多而用于开幕式的会场小的情况。有的国家在举办大型国际会议时将开幕式安排到体育馆或者国家音乐厅。而目前在北京举办大型会议最多的北京国际会议中心,容量最大的1号会议厅总共可容纳2500人,若会议规模超过这个规模,一种方式是将开幕式安排到其他场所,如在人民大会堂举办,这需要安排接送车辆,增加了会议的开支和管理的难度。另一种就是采
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