酒业股份有限公司管理制度高端礼品管理办法.doc

XX酒业股份有限公司管理制度高端礼品管理办法

目的为保证各经销商在市场开发和客情维护的过程中,及时有效地投入客情资源,对接收订单、采购、发货、付款、开票等涉及高端礼品采购流程的各项工作做标准化管理,特制定本办法。
适用范围公司经销商购买的高端礼品。
定义
高端礼品见销售部《礼品目录》。
礼品基金礼品基金主要用于团购商购买日常客情维护所需专用礼品,专用礼品为公司开发的定制礼品及采购人员根据市场需要引进的新的礼品。
礼品基金专款专用,无公司领导审批不得转为它用。
职责
分公司/办事处
根据市场需要,通过公司内部系统定期更新的《礼品目录》选定礼品,按销售部下发的礼品申请相关办法发起高端礼品申请流程;
在团购商收到礼品后,将由团购商签字盖章的《促销品配发转款表》(附件1)递交给销售部礼品内采人员,并在得到销售部通知后到公司领取发票;
监督团购商的礼品使用情况。
销售部礼品的采购公司为南京新风向贸易有限公司,由销售部生产协调科负责具体采购事宜。
根据礼品行业的发展情况,做好礼品趋势的预测、调整并协同管理部做好礼品的比价工作,做好采购台账;
定期更新礼品目录,及时对礼品供应中的新情况做出说明;
设立供货商选择标准,完善供货商管理。一是季度对已有供货商进行梳理与抽查,对不符合资信要求的供货商可经招标评估小组同意后终止合作关系;二是对新供货商应明确资质要求,确保符合供货商选择标准;
按时处理礼品申请流程,并及时汇总;
对账户余额不足和不按照公司规定发起申请流程的团购商,可回退其礼品申请;
起草投标单位资格条件及招标文件并填写招标联系单(包括招标规则、评标规则、质量标准、合同主要条款等);
参与评标。与管理部、监察室成立临时招标评估小组,确保招标工作流程公平、公正;
签订采购合同并执行采购;
在与礼品供货商的合作过程中,可要求供货商交纳适量保证金,直到合作终止,无任何纠纷后予以退款;
定期处理供货商结款,并对其售后服务情况进行抽查并处理。对于供货过程中出现问题的供货商,可按照公司实际损失扣除其部分保证金或免除其供货商资格,并及时更换供货商;
对各个团购商采购礼品情况进行每月检查分析,对于采购数据偏离正常需求的团购商进行核实,向部门分管领导提交分析报告;每月汇总采购数据,对于采购申请内容异常的团购商进行重点关注,并加强核查,如有严重违反公司规定的情况发生,立即上报公司,根据公司规定予以处理;
定期跟踪各个供货商的发货时间,保证礼品供应;
定期到财务开具礼品发票;
建立并完善“供应商档案”、“采购物资价格档案”等信息档案,并及时将相关信息归档。
管理部
牵头会同销售部、监察室成立临时招标评估小组,并具体负责组织和协调比价招标工作,明确招标比价要求,规范招标比价管理;
组织制作投标单位资格预审文件、招标文件;
发布招标信息、接受投标报名、接受投标文件;
参与评标。管理部牵头并组织临时招标评估小组对供货商进行综合权衡(指标包括但不限于供货资质、供货速度、产品价格、库存情况等方面),若出现供货商不符合要求的情况,招标评估小组可要求按相关程序重新选择供货商;
监督采购工作的具体执行落实情况,并提供完善意见。
监察室
与管理部、销售部一起组成临时招标评估小组,对招标比价工作进行监督。
财务部
收取供货商保证金;
每月定期将各个礼品专用账户的余额情况统计给销售部;
收到销售部付款通知,7个工作日内给供货商结款;
如经销商终止合作,退还其保证金之前,需结清所有礼品采购款。
礼品基金配置标准按公司推广方案执行。
礼品购买流程
经销商申请礼品→分公司经理和销售部礼品外部采购员审批→销售部内部采购员汇总礼品清单→生产协调科实施采购并下发订单至招标评估小组确定的供货商→确认到货并由苏酒财务付款给新风向→开具团购商礼品发票;
礼品申购由公司业务人员根据销售部提供的《礼品目录》填写《高端客情礼品申购表》,分公司经理、礼品外采人员审批后,由礼品内采人员汇总订单;
汇总礼品申购表每周二汇总上周一至周日的礼品申购表,并根据财务提供的礼品基金账户表查询团购商账户金额,如账户金额小于本次采购金额,将酌减采购的礼品数量。确保团购商采购的礼品能正常付款(现执行的是先发礼品后转款的采购程序)。礼品管理专员每周根据团购商实际采购金额,填写经销商礼品款转款审批表(见附件2),将采购款从团购商礼品保证金账户转入南京新风向贸易有限公司账户。
招标比价与审核
数码类礼品
销售部负责将此类常购产品种类,及对规格、供应商资质、资格等要求进行梳理,起草投标单位资格条件及招标文件并填写招标联系单,交管理部。
管理部牵头并组织销售部、监察室成立招标评估小组对销售部提交的文件进行审核、完善,并组织制作投标单位资