星级宾馆酒店酒店物品采购管理制度.doc

星级宾馆酒店酒店物品采购管理制度
为了加强物品采购的管理,防止库存积压、造成滞销、超期变质等损失,结合酒店的实际情况,特制定本制度。
1、采购人员须认真学习《合同法》及有关法律和酒店规定,不得因合同条款订立不当而给酒店带来损失。合同在签订前须由经办人填写合同签订申请书,报酒店总经理批准,方可签署。
2、采销合同由专人统一编写、登记、编制、发送和保存。所有合同必须保留正本两份,一份交财务部做付款凭证,另一份交由相关部门合同管理人员留档备查。
3、物品的采购:
,按每月使用计划及合理库存的需要,经营业部门经理审核后报总经理批准,不得因提前或拖延采购而影响营业,也应避免因超计划采购带来积压或损失。
,应根据请购单的数量、规格、质量要求、用途,审核同意后报总经理审批,方可采购。管理用物品的采购,如固定资产、仪器、工具、办公用品等,各部门应填写请购单,经所购物品的部门经理审核后,报总经理批准后统一购买。
,应附付款申请单、购销合同、请购单,已经总经理审批的付款计划或购货合同执行情况表,报财务部审核后,方可付款。
,否则财务有权拒付,并要求补齐相关手续。
,应办理入库单,入库单内容必须填写清楚齐全,如需要质检的物品,应附质检部门的审签手续。根据财务要求,发票应在开出一个月内报销,逾期未报销给公司造成损失的,由采购经办人承担,该部门经理负同等责任。
、库管人员按季度对库房存货情况进行分析,对库存物品的积压、变质、沉淀要列表清查、处理,对造成不必要的损失负直接责任。
4、成本部每月2日前将截止到上月末的库存物品(包括各分库)盘点情况汇总表报财务部,并对库存物品现状如短缺、毁损等列示清楚,及时处理,减少不必要的损失。如是人为因素给酒店造成损失,当事人要承担责任。
5、采购人员不得营私舞弊,吃回扣贪污,假公济私,如发现有上述行为,将严厉追究当事人经济或刑事责任。
6、本制度由财务部制定并负责解释。