采购公司网络物资采购系统要求.doc

采购公司网络物资采购系统要求
一、用户角色功能
物资采购电子商务系统是构筑在国际互联网上专门用于物资采购业务操作和信息传递的内部网站系统。采购公司、集团公司各部门、生产单位和采购公司供应商网络成员单位可以通过集团公司内部网或公网登录到网站,根据不同的用户角色和所分配的业务权限执行浏览信息、提报采购需求、询价、报价、比价的采购相关业务操作。网站信息根据角色和权限的不同相互之间严格保密并且可以全程追溯。
网站系统包括八类用户角色:领导用户、采购业务员用户、供应商用户、财务用户、验收用户、车间用户、网上采购监控用户和系统管理员用户。
领导用户包含集团公司、股份公司、分(子)公司领导,物资装备部及处室领导、分(子)公司供应部门及科室领导。主要执行信息浏览、采购业务查询、采购过程审批与监控评价等功能。
业务员分为计划员、采购员以及自定义采购相关上网用户。主要执行采购业务处理各环节的操作和信息浏览。
供应商用户是指采购公司供应商网络成员单位的上网用户。主要执行网上报价和配送报表录入等操作。
财务用户指集团公司物资结算科,验收用户和车间用户指用户单位。
网上采购监控用户包括总部、各分(子)公司审计、纪检、监察、合同、质检、价格、生产、机动、工程设计等采购相关部门的上网用户。主要执行信息浏览和网上采购业务监控等操作。
系统管理员:分总部系统管理员和分(子)公司系统管理员两部分。主要执行信息发布、上网机构与用户设置等系统管理与维护操作。
二、网站框架功能
(1)网络采购信息平台
   其核心功能是为采购方提供信息发布和采集的平台,充分发挥互联网强大的信息采集功能,解决采购方在信息发布和采集上的地域、时间等众多因素的障碍,多渠道、多时间点地处理采购业务。
无论是招标人、供应商(投标人)还是评标专家,网络采购信息平台都为其提供了简捷、强大的信息发布功能,让其能迅速获取相关的招标公告、通知、中标公告等信息,并支持下载招标文件、编制投标文件、上传投标文件、投标检验等功能。
(2)物流初始信息管理
   物资初始信息管理能帮助用户根据具体情况,灵活定制完整的物流运作的基础信息框架。
   系统提供有一系列的规范标准,主要包括设置物资分类、设置物资代码、设置招标分类、设置招标属性等系统的初始设置,以便用户建立一套有企业特色的、规范的物流业务体系,同时能确保集团企业物流信息的标准化,并且为数据的汇总及维护提供基本保障。
 
(3)共享信息库
   系统提供了轻松、迅速实现招投标采购自动化和优化的解决之道,能够使企业从传统、繁杂的采购活动中节约更多的费用和时间,专注于规范招标技术资料、筛选供应商、管理评审专家,与最重要的供货合作伙伴实现业务流程的同步及联系。
   对于实现资源共享及同步协作,系统的应对策略关键在于建立共享信息库,包括统一的招标技术规范资源库、统一的供应商管理标准和资源库及统一的评标专家库。
   统一的招标技术规范资源库:系统为用户预设有合同条款模板、技术规范模板、招标文件模板、投标文件模板、评标报告模板、公告模板、通知书模板等多种招标文档,系统亦支持用户自定义招标文档范本,用户可以以企业的规章制度为基础定义相应的审批程序,确定正式范本的成形。
   统一的供应商管理标准和资源库:系统能够对供应商划分等级,并根据不同等级供应商提供的资质材料清单,按不同的审批流程进行审批,以确定供应商的入围资质,做到标准合理,评估客观;通过对入围供应商所供应的物资审查其产品资质,并登记跟踪有问题的供应物资,使采购方能够与实力雄厚、产品优质、信用良好的供应商建立起稳固可靠的合作伙伴关系。
   统一的供应商管理标准和资源库为企业评估供应商、建立互惠的合作伙伴关系、完善供应商管理体系提供了可靠的保障,从而有效保证物资质量,提高物流速度。
   统一的评标专家库:系统可以帮助企业建立统一的评标专家库。可操作的专家库统一管理着通过招投标方式采购的评标专家,并可对审批流程进行灵活的定义;可分析的专家库能帮助企业优化专家信息以便更好地了解专家的评标能力。
(4)计划管理
   计划管理能帮助用户轻松地编制需用计划、供应及销售计划和采购计划,并有效地进行物资采购及耗用地规划和控制,从而实现及时满足生产、销售的供应需要,消除盲目采购,使企业的生产部门、采购部门及供应部门之间能够协同、并行地执行各种计划。
   通过建立需求计划与采购计划的对应关系,给用户提供一种自动的、前承后接的物流运作方式;通过业务自动流转功能,完成从计划申请到计划审批到计划生成到计划执行的整个计划过程管理,并能给用户提供实时、动态地反映计划进度;通过采购预算体系,给用户建立对部门、工程项目的资金控制,保证在实际业务发生前完成对计划费用的控制