秘书的沟通协调工作.doc

秘书的沟通与协调工作
【知识要求】
1、了解秘书沟通与协调工作的内容;理解沟通与协调的概念和内容,
2、了解秘书协调工作的内容和方法以及进行协调工作的原则;
3、熟悉沟通与协调的基本步骤和方法,
4、了解造成沟通障碍的原因;
5、认识秘书协调工作的重要性,有懂得秘书具备较强协调能力才能胜任秘书工作的意识。
6、理解协调的概念和基本原则;熟悉协调的基本步骤和方法。
【能力要求】
1、掌握沟通与协调的原则和技巧,掌握不同关系协调的程序与方法,能够按照沟通与协调的基本步骤和方法进行沟通、协调;
2、能够正确处理上下级和平级的关系,并与他们和谐相处。
【案例引入】
〖案例1〗
小李:我们领导今天对我发了一通脾气,说我目无领导,让他难堪。
小张:什么事你让他下不来台?
小李:他刚进外事处工作,没有谈判经验,但又不虚心向即将离任的老处长学习,撇开老处长自己另搞一套,结果外方不想跟我们合作了。老外希望跟原来的处长谈。我把外方意见翻译给他听了,他说,不谈拉倒,抬起腿就要走。我提醒他这次谈判是在前二次谈判基础上进行的,要珍惜前二次谈判成果,要注意自己的社交礼貌。他马上说我目无领导……。连ABC都不懂,还当外事处领导?
小张:你很傻,不管他有没有本事,懂不懂A、B、C,他是领导,你就听他的,你是秘书,领导怎么说,你就怎么干,这样能讨领导喜欢,不会下岗……。
问题:
1、秘书小李应如何处理协助领导谈判这件事?
2、如何正确处理与领导的关系?
(资料来源:《百度网站·行政文秘的案例分析题》http://zhidao./question/ 2008-5-18 14:11)
〖案例2〗
某省委决定于某月某日召开一次重要会议,省委主要领导同志指定省委的C领导同志一定要参加。交办此事的一位办公厅领导同志还特别交代,要提前发通知,以便于C领导预先安排工作等等。值班同志马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到C领导的秘书,并要他及时向上汇报。但到开会的前一天,C领导有事与主要领导通电话,电话中C领导说:“没有接到通知,我已安排明天有会,有几十人参加,怎么办?”那位主要领导马上找发通知的值班室查问,经查实,某月某日某时已通知到C的秘书。为什么会出现这个问题,关键在哪里。
经过与C领导的秘书核实后,秘书承认已接到会议通知,但没有按要求立即报告,后来忘记了,造成两会冲突。最后服从省委的安排,取消了C领导安排的会议。
(资料来源:《考试大网站·秘书与领导:案例3-通知必须按时转达》/zhidao/20061027/ - (2006-10-27 11:25:00)
)
问题:
1、会议为什么会发生冲突?
2、秘书失误在什么地方?怎么做才能避免这样的事情发生?
【知识掌握】
第一节沟通概述
一、沟通的概念
婴儿从坠地发出第一声啼哭,就已经开始向父母传递信息,告诉父母:我已来到世间。沟通从此就开始了。学校家长会,单位例会,通知,聊天,信息交流,电话沟通。这都需要通过沟通来实现。大学生从学校走上工作岗位后,要和他人交流,建立同事、朋友或恋爱关系,没有沟通是不能实现的。将来做市场销售、客户服务,或技术研发,每一件事没有沟通都是没法实现的。可见,沟通是人际交往的手段和基础。沟通是人与人之间建立和维持联系的方式。沟通是观念、思想、情感的交换过程,沟通可以丰富经验和情感。沟通是能够让组织成为一个整体的凝聚剂。是领导实现职能的根本途径。是组织与外部环境建立联系的桥梁。
职业秘书要与各种人打交道, 打交道的过程就是沟通的过程,不能有效沟通,工作就不会有成就,不能有效沟通,工作就要受到影响。因此,秘书有较好的沟通技巧才能胜任工作需要。
通过以上分析,我们可以给沟通下个结论,所谓沟通,就是人与人之间通过语言、表情、动作、文字等不同的方式互相传递信息和交换意见,并通过互相传递信息和交换意见对其意图作出反应的行为过程。沟通是一种双方都有意,都能满足,都可享受的交流方式,双方把感受或想法讲明白,获得共识或了解对方的过程。沟通的目的是向对方阐明自己的想法并能够获得共识。
沟通的要素:
1、信息发起者
2、信息接受者
3、信息
4、渠道沟通语言;文字沟通;肢体语言;多媒体技术。
5、文化背景
〖吸取教训〗
XX县认真实施“五个小”工程,取得了初步成效。到目前为止,XX乡已有122户实施“五个小”工程,饲养生猪9500头;;养鱼58亩;种植果树5000多株、竹子40多万蔸、金银花50多万株、各种杂木30多万棵。XX乡每户养本地鸡20只以上的有2400户,户养2头牛或5只羊以上的有2600户……
〖简评〗
这条信息缺乏必要的的背景,如果上级领导提出