业务费用报销管理制度.doc

业务费用报销管理制度
为了有效控制公司的业务费用支出,节约成本费用,公司对业务招待费进行统一管理,特制定本制度。本规定适用于业务部门所有招待活动。
一、费用报销
1、报销事项须合法、合理,报销金额为凭票实报实销,提供的票据为税务局认可的票据,不允许用假票、白条等报销(特殊费用除外)。
2、费用报销范围
(1)招待客人、客户的烟、茶叶、水果、饮料;宴请客人、客户的用餐、食品、酒水等费用。
(2)办理公司业务过程中发生的来回交通、需在外因公留宿、住宿等费用。
(3)赠送客户的礼品等费用。
3、费用报销流程
(1)用于接待宴请客人、赠送客户发生的餐费、茶、烟、酒、水果、饮料物品等费用(赠送礼品购买原则上是由公司统一购买、保管、发放,如遇特殊情况需要单独购买的需提前向本部门、上级申请),报销时填写“费用报销单”并注明招待或赠送的事由、公司名称、具体人员姓名、人数及发生金额,与发票附贴在一起,由部门领导审核后呈总经理批准(按正常财务报销制度报批)。
(2)公司业务人员在办理公司业务过程中发生的来回交通、需在外因公留宿、住宿等费用,报销时填写“费用报销单”并注明公司名称、事由、人员姓名、时间、人数及发生金额,与发票附贴在一起,由部门领导审核后呈总经理批准(按正常财务报销制度报批)。
(3)如报销单据不符合本规定及财务制度的,一律不予报销,单据退回报销人,重新填写、重新报批,报销有效最长时间为一周内,过期无效)。
(4)招待费用报销单据不得含有“足浴”“洗浴”“休闲娱乐”“按摩”等字样。
(5)费用报销流程:经办人填单经理复核行政部门审核总经理批准
4、费用报销发票管理规定
(1)餐票等定额发票印章要清晰可识别,印章不清的不予报销,未中奖的发票必须保持兑奖区完整,不可随意撕毁,不完整的发票不予报销。
(2)手工开具的发票必须如实填写,不得提供套开、虚开的发票,发票填写必须规范,发票内容必须完整,不符合规定开具的发票不予报销。
(3)如遇特殊情况,不能提供正式发票的,需向上级说明具体情况。
(4)原则上不允许用餐票代替其他单据报销,遇特殊情况,报总经理审批后特殊处理。
(5)报销的收据必须是由税务部门监制的统一收据,并盖有签发单位财务专用章。其余与“报销的发票”要求相同。
    (6)公司下属单位、施工处可用一般收据申请报销。报销的收据必须盖有单位公章或财务专用章,其中,施工处的收据必须由责任人签字并盖章。
  
(7)报销业务招待费和零星费用、办公用品时,发票超过两张以上的要填写粘贴单,经手人要对每张原始发票签字(市内车票除外)。

二、发票签字报销的规定
(1)每张发票超过500元以上,分管副总经理在发票上签字。
(2) 填写粘贴单报销签字规定:经办人、分管财务负责人分别在粘贴单上签字。
(3) 填写差旅费报销单签字规定:经办人、财务主管分别签字。
(4) 购置固定资产、低值易耗品、业务书籍:每张发票有经办人签字、会计签字。
(5) 预付工程款、材料款:施工处责任人、财务主管、总经理分别签字。
(6) 公司下属项目部其他费用统一申请,由财务部配合购买,按规定签字报销。
三、处罚办法
接待人多报就餐人数或用餐标准,除退回报销超标准部分金额外,另罚款50—100元。
2、凡公司员工弄虚作假,借业