WI-FIN-10-A发货收款管理制度.doc

深圳市图泰精密机器制造有限公司
发货收款管理制度
目的
为进一步完善发货收款管理,特制定本制度。
适用范围
适用于本公司销售发货、发出样品、换货、返修、补货等。
责任人及职责
总经理:
审核批准本文件。
不收款样品发货的批准。
总经办稽核员:检查本制度的有效执行。
财务部:
财务部经理:
制定本制度。
落实并有效执行本制度。
检查往来会计、会计文员的发货管理、账簿记录是否有效执行本制度。
审核外销发货及退货、返修、需退回样品的发出、补货的审批。
审核应收/应付日报表、应收账款周报、应收帐款月报表;分析收款情况;跟催收款进度。
往来会计:
检查会计文员的发货管理、账簿记录、送货单、对账单的跟催是否有效执行本制度。
非外销、非月结客户的发货管理。
审核对账单、发票,跟催客户确认的对账单并归档。
根据商务文员的开立发票申请书审核需开票合同、对账单后交开票员开票。
核对应收/应付日报表、应收帐款月报表,编制应收账款周报。
会计文员:
将开立的订货合同按客户分类归档.
根据订货合同及发货单签核送货单,并在归档的销货合同上销减.
及时跟催销售部,将送货单第四联,按客户按日期归档。
根据送货单第二联按客户、按日期依序登记流水账。
开票员:根据往来会计审核的已发货合同、确认的对账单开立发票。
销售部:
销售部经理:
检查商务文员、销售外勤、送货员是否有效执行本制度。
检查货物发出。
跟催货款的回收。
商务文员:
开立订货合同后送交财务部一份归档。
按订货合同填开送货单,将客户签回的第四联回单次日送交财务部归档。
每月末编制对账单并同月结客户对账,次月7日前将客户确认的对账单送交一份财务部归档。
按订货合同的规定及完成情况以内部联络单方式及时向财务部提出开立发票申请。
按订货合同的收款规定及时将发票送达客户,并让客户签回发票收执单后存档。
根据订货合同和应收帐款周报及时催收货款,并在应收帐款周报上填写催款信息反馈给财务部。
销售外勤、送货员:
按财务签核的送货单到仓库提货。
将送货单所送货物安全送达客户仓库或指定场所。
让客户签收送货单,并将客户签回的送货单交商务文员。
PMC
PMC经理:
落实本制度并有效执行。
检查仓管员的发货管理、账簿记录是否有效执行本制度。
仓管员:
根据财务部签核的送货单发货。
根据财务部签核的送货单按类、按日期依序登记存货日记账。
综合部:
综合部经理:
落实本制度并有效执行。
检查门卫是否有效执行本制度。
门卫:根据财务部签核的送货单对照货物签字放行。
流程图
合同备案流程图
流程
责任人
作业要求
完成
时限
结束
订立订货合同
OK
NO
订货合同备案
是否
合格
订货合同审核
复制订货合同
商务文员
商务文员应于签订合同的当日将订货合同备份一份於财务部
商务文员应将客户的订单或合同一并作为我公司格式合同的附件一同备份,交财务一份
合同签订日
往来会计
往来会计审核金额是否正确,付款方式、付款期限、合同签章是否齐全。
合同签订日
会计文员
将审核合格的订货合同按客户、合同订立日期分类归档
合同签订日
发货流程图
流程
责任人
作业要求
完成
时限
结束