[企业管理]OA协同办公系统使用说明书.doc

OA协同办公系统
使用说明书
目录
第一章个人办公 1
电子邮件 1
内部邮件 1
邮件 3
短信息 4
短信息 4
手机短信 6
新闻 7
公告通知 7
个人考勤 7
日程安排 9
工作计划 11
工作日志 12
工作汇报 14
通讯录 14
个人文件柜 14
个人设置 15
第二章工作流程 16
新建工作 16
待办工作 16
工作查询 19
工作监控 20
工作销毁 20
第三章综合行政 21
公告通知管理 21
新闻管理 22
物品管理 23
固定资产 25
图书管理 30
会议管理 33
车辆管理 35
组织机构信息 38
第四章档案中心 38
卷库管理 39
案卷管理 39
文件管理 39
档案借阅 40
档案统计 40
档案销毁 40
第五章文档中心 41
知识共享 41
电子期刊 41
规章制度 41
网络硬盘 42
第六章人力资源 42
人事档案 42
考勤管理 43
人员考核 47
人事合同 50
培训记录管理 50
奖惩记录管理 51
职位变更管理 51
第七章进销存管理 51
客户关系 52
销售管理 54
供应商 57
统计分析 58
基础数据设置 59
第八章信息交流 59
内部论坛 59
大事记 59
投票 60
公共网址 60
文本聊天室 60
网络会议 60
视频会议 61
第九章文档在线编辑 62
文件操作 63
文件编辑 63
电子印章与手写签名 64
电子印章的制作 66
第一章个人办公
电子邮件
内部邮件
内部邮件分为写信、收件箱、发件箱、查询邮件和文件夹管理。
(1)写信
A、添加收件人:点击【添加】按钮,弹出一个窗口,可按部门和角色选择收件人,点击被选的收件人,可自由删除任意指定的一个人或几个人,点击“”退出该窗口。
B、邮件必须有一个标题,没有标题的邮件不能发送。邮件写完之后,可以随邮件带任意多个附件。
C、如果想提醒收件人查收,可以选中“使用内部短信提醒收件人”或使用“手机短信提醒收件人”。
D、根据信件的重要程度可选择“一般”或“重要”或“非常重要”。 E、如果需要重新填写邮件,可以点击【重填】,刚写好的内容都会被清掉,重新回到写
新邮件的状态。
(2)收件箱
收件箱显示用户所有收到的邮件列表,如下图所示:
A、“”表示已读邮件,“”表示未读邮件,“”表示选中邮件。
B、选中要操作的邮件后,点【删除】可以批量删除,选择【转到】邮箱列表可以批量
转存到其他邮箱。
C、在“批量删除”中,点【删除所有已读邮件】可以删除有“”标志的邮件。 D、查看邮件时可以点【转发】将邮件转发给其他人员。
(3)发件箱
发件箱显示用户所有已经发送的邮件列表,如下图所示:
A、“”表示邮件已读,“”表示邮件未读,“”表示邮件已被对方删除。
B、发送后的邮件会在发件箱显示,在发件箱中可以删除对方已删除的邮件和删除所有收件人未读邮件。
注:内部邮件有智能存储优化功能,发送的邮件和对方接收的邮件只占用 1 份磁盘空间; 另外,在群发有附件的邮件时,所占的服务器空间并不会加倍,只会占用一个附件的磁盘空间。
(4)查询邮件
“查询邮件”提供对内部邮件的查询,可以通过邮箱、日期、发件人、主题、内容以及附件所包含的关键词进行查询,其中内容最多可以选择三个包含关键词,如下图所示:
(5)文件夹管理
文件夹管理允许用户自定义文件夹,如下图所示:
邮件
进入 邮件后先配置邮箱,即输入邮箱的 pop3 和 smtp 地址,以及选择账户格式,请参考所租用邮箱的相关说明,或参考 Outlook 的设置,如下图所示:
当用户填写电子邮件地址时,下面的接收服务器和发送服务器会自动填写。用户登录格式分
为“仅用户名”和“用户名@主机名”两种,用户根据邮箱提供商自行选择。配置好以后,点击邮箱名称,输入登录密码,即可进入邮箱管理界面。
短信息
“短信息”位于主菜单“个人办公”下,分