中国银行授信档案管理规范.doc

中国银行授信档案管理规范
第一章总则
第一条根据《中国银行档案管理办法》(中银办[2000]13号)和中国银行授信业务有关管理规定,制定本规范。
第二条中国银行授信档案是各级行在对各类金融机构、非金融机构法人或自然人授信活动中形成的,反映授信业务工作情况并具有保存价值的文件资料的总称,是我行与法人、自然人间债权、债务关系的原始凭证及我行依法催收的重要法律依据,是中国银行业务档案的重要组成部分。
第三条本规范的管理对象为各类授信档案。具体有尽职调查及风险评审档案(简称风险评审档案)、公司及零售贷款业务档案和保全清收档案等。
第二章授信档案的管理原则和模式
第四条中国银行授信档案实行集中统一管理的原则。
第五条中国银行授信档案采取分段管理,专人负责,按时交接,定期检查的管理模式。
一、分段管理
将一个授信项目形成的文件材料依据授信的执行状态划分为执行中的授信文件(简称授信文件)和结清后的授信档案(简称授信档案)两个阶段。
授信文件由风险管理部门和各业务经办部门设专柜分别保管存放。
授信档案按照保管期限的划分,五年期案卷放在本部门保存,永久和二十年期案卷移交本行档案部门保存。
二、专人负责
各级行的风险管理部门和业务经办部门应设置专职或兼职人员(统称授信档案员)负责本部门授信文件的日常管理及结清后的立卷归档等工作。授信档案员应相对稳定,且不得由直接经办授信业务的人员担任。
各部门要将授信档案员名单报本行档案部门备案,由档案部门填写授信档案员备案登记表(见附件二)。授信档案员工作变动时应办理好交接手续,并通知档案部门进行变更登记。因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失的,要查明情况并追究有关人员的责任。
授信档案员的职责是:
(一)负责本部门授信文件的接收、日常保管、借阅管理等工作;
(二)负责贷款结清后授信文件的整理立卷工作;
(三)负责将授信档案中二十年期和永久卷向本行档案部门移交及短期卷的保管、鉴定、销毁工作。
三、按时交接
业务经办人员应在单笔授信(贷款)合同签订、不良贷款接收及风险评审完毕后5个工作日内,按归档要求将各类授信文件及时交授信档案员保存,双方履行交接手续。授信执行过程中续生的文件随时移交,并办理交接手续。
授信档案依据其保管期限,二十年期和永久保存的案卷以年度划分,于结清的次年三月底(风险评审档案于六月底)前集中向档案部门移交归档;五年期案卷则由业务经办部门自行保管。
四、定期检查
授信档案管理工作由行长办公室和风险管理部门共同监督与指导。授信档案的检查将列入年度绩效考核和档案工作综合管理考评中,并将检查结果报送相关部门负责人及主管行领导。
第三章授信文件的管理
第六条授信文件是指正在执行中、尚未结清授信(贷款)的文件材料。按其重要程度及涵盖内容不同划分为二级,即一级文件(押品)和二级授信文件。
一、一级文件(押品)主要指授信抵、质押契证和有价证券及押品契证资料收据(见附件三)和授信结清通知书(见附件七)。其中押品主要包括:我行开出的本、外币存单、银行本票、银行承兑汇票,上市公司股票、政府和公司债券、保险批单、提货单、产权证或他项权益证书及抵(质)押物的物权凭证、抵债物资的物权凭证等。
二、二级授信文件主要指法律文件和贷前审批、贷后管理及保全清收的有关文件。
第七条授信文件移交归档范围及要求
一、在授信结清其抵(质)押品退还借款人后,其一级文件即押品契证资料收据第一联及授信结清通知书移交归档。
二级授信文件全部移交归档(见附件一)。
三、归档的授信文件应是正本。如遇文件同属文书档案和授信档案归档范围的,如授信批复性文件,文书档案存正本,授信档案存副本。
第八条一级文件(押品)的管理
一、押品是授信的重要物权凭证,在存放保管时应视同现金管理。可由业务经办部门或风险管理部门将押品放置在金库或保险箱(柜)中保管,指定双人(简称为押品保管员)分别掌管钥匙和密码,双人入、出库,形成存取制约机制。
二、押品由业务经办部门接收后,填制押品契证资料收据一式三联,押品保管员、借款人、业务经办人员三方各存一联。
三、押品以客户为单位保管,并由押品保管员填写押品登录卡(见附件四)。
四、借款人、业务经办人员和押品保管员三方共同办理押品的退还手续。由业务经办人员会同借款人向押品保管员交验授信结清通知书及押品契证资料收据并当场清验押品后,借贷双方在押品契证资料收据上签字,押品保管员在押品登录卡上注销。
五、押品保管员将押品契证资料收据第一联移交授信档案员归档。
六、资产保全部门接收的不良贷款如有押品及押品契证资料收据或新办理抵押的,其管理方法同第一至五条。
第九条风险评审二级授信文件的管理
风险管理委员会秘书应在单笔授信(贷款