印章管理办法.doc

目的
印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展,为维护公司利益,防止不必要损失的产生,特制定本办法。
适用范围
XX公司全体员工
三、适用对象
本管理办法的适用对象包括实物印章及电子印章两部分,实物印章主要为公司公章、专用章、法定代表人章、部门印章以及公司授权管理的其他实物印章;电子版印章指使用的各类电子印章,包括但不限于word 版电子印章、OA 系统以及其他系统电子印章。
四、印章类别、保管部门及责任人
类别
使用范围
保管部门
保管责任人
公章
公司的印章,体现公司的权利、凭信和职责,可对内对外使用。在获取公司公章使用审批权人的批准后,方可以公司名义在公文、信函、报表、证明及其他材料上使用。
总经办
XX
专用章
合同专用章
用于签订合同事宜
总经办
XX
财务专用章
用于办理公司会计核算和银行结算业务等财务事宜。
财务部
XX
法定代表人章
公司或公司相关部门在职责或书面授权范围内以公司名义向外报送材料、办理资质、注册变更、资产落户、协议书、证明等相关文件时使用。使用时须经法定代表人本人审查签字。
总经办
XX
部门印章
原则上是在公司内部使用,不得对外使用。由于实际工作需要而对外使用部门章的,必须经公司书面授权,且部门负责人要承担使用的相关责任。
各部门
XX
电子印章
目前所有电子印章暂不开放授权保管人,若有文件加盖电子章即为假章,需承担第八条所述的违约责任。
凡以公司或法定代表人名义对外行文,须加盖公司公章或法定代表人章,不得以部门印章代替。
印章刻制及废止
新公司注册须刻制的公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等,由注册人员根据公司批准性文件及规定的手续刻制,完成备案后交由相关部门保管、使用。
其他印章刻制流程:
领章启用
领章人填写《印章登记表》,注明印章全称、保管人、领取时间等相关信息
刻制
人事行政部刻制
登记备案
刻制完毕3日内,人事行政部填写《印章登记表》
提出申请
使用部门、人员填写《印章制作申请单》
审核批准
直接主管→最高级主管→总经理
审核批准
总经理批准
销毁
人事行政部联合保管部门共同销毁
登记备案
废止后在《印章登记表》更新信息,注明销毁日期
其他部门印章废止流程:
提出申请
印章保管部门填写《印章废止申请单》
·
印章更换视同废止原印章,刻制新印章,须按上述规定废止原印章、刻制新印章执行。
公司印章由人事行政部刻制,严禁私自刻制印章。
印章使用及保管
印章使用流程
序号
流程
具体事项
否
1
直接主管至最高级主管审批
钉钉提交申请
用章部门或使用人钉钉提交《用印证照申请》审批
申请人须按要求将用章事项、缘由、用章文件份数等列明
否
2
各级审核人员要对用章事项及用章文件认真审核,对事项真实性、风险性等发表意见。在逐级审核过程中被否决的文件,须将文件退回,不予盖章。
否
3
法务核验
4
总经理核准
5
印章保管人盖章
印章保管人必须根据审批单通过的对用印的文书内容、手续、格式和《用印证照申请》载明的签署情况进行仔细检查,经核对无误的方可盖章。发现问题及时请示领导,以妥善解决。对不符合规定的