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信息技术仅仅用于提高企业运作效率吗
计算机技术和互联网应用大幅普及的今天,信息技术应用已经成为现代商业组织的必需品。在一般人的意识当中,信息技术还仅仅被看作是提高企业运作效率的手段。然而,这种看法限制了信息技术在更大范围内的应用,不利于组织竞争力的提升和新商业机会的捕捉。
实际上,无论是在企业内部,还是在企业之间,信息技术应用都体现为两种形式:作为传统业务模式的管理优化手段,提升企业的管理水平;或者作为新型服务,为客户创造新的价值,为企业获得新的发展空间。作为管理优化手段,其作用主要表现为:(1)优化组织运营效率;(2)提高组织反应速度;(3)改善组织决策质量。而作为新型服务,其作用主要表现为提供新的服务内容及新的服务形式。下面我们分别从这几个方面来探讨信息技术的应用及其商业价值。
一、优化组织运作效率
企业追求利润,需要不断地提高企业运作效率,降低企业运作成本。基于信息技术的信息管理,其最常见的作用就是改善企业的管理和运营水平,以提高企业的运营效率。企业活动包括三个层次:操作层次、策略层次以及战略层次。大部分的信息系统可以改善企业操作层次的效率,或优化部分策略层次活动的水平,改善投入产出情况,实现效率优化。这种优化可以在原有业务流程下进行,也可以在业务流程改变之后发挥作用。

通过信息技术应用,可以使企业在业务流程和组织结构不变的情况下,加快信息传递速度,减少信息处理成本,甚至实现业务自动化。通过信息技术对传统手工方法进行替代,或者通过信息技术辅助传统业务开展,就犹如火车代替马车,可以使效率得到大幅提升,投入产出比得到显著改善。最典型的例子是会计系统中的财务数据的自动化计算、汇总和处理,这使得在原来手工处理情况下需要多人多天才能完成的工作现在只需
1分钟甚至更短的时间就能完成,而且准确率大大增加,节省了劳动力,把人从枯燥的重复劳动中解放出来,从事更重要的工作。

信息技术应用,能够通过创新业务流程和组织结构来提高运营效率。例如,信息管理手段使业务流程得到简化,使组织结构扁平化,从而减少业务环节和信息沟通层次,提高运作效率。
例如,某企业在应用信息技术之前,其销售人员的发票报销过程非常繁杂:销售人员填写表格并签名,把报销申请交给主管审核签字,主管审核后再交给部门经理审核签字,之后再由总经理签字,然后交给财务人员报销,财务人员经过核对后,才能为销售人员进行报销。应用信息技术之后,销售人员把报销申请信息输入到信息系统,实际发票只需要主管和财务人员审查,部门经理和总经理只需要在基于互联网的信息系统中进行审核。这样,发票报销不再需要等候繁忙的部门经理和总经理在公司时才能进行,部门经理和总经理在出差过程中,只要可以上网,就可以登录到信息系统中处理相关事务。在该事例中,信息技术应用优化了业务流程,也为公司员工节省了处理日常事务的时间和精力,从而降低了人力资源成本,并提高了运营效率。
信息技术应用使组织结构扁平化更是得到了业界和学术界的公认。信息技术应用提高了管理人员和下属的沟通效率,使管理幅度变大,即一个管理人员,可以有效管理更多的下属,管理层次减少,这一方面通过减少管理人员节省了管理成本,另一方面也因为信息沟通层次的减少降低了沟通协调成本。
二、提高组