加油站记账员培训加油站记账员管理办法.doc

中账员管理办法
(初稿)
第一章总则
第一条为落实内部控制要求,加强经营加油站内部管理,防范资金风险,保证财产安全,明确和落实记账员岗位职责,特制定本办法。
第二条各加油站设专职或者兼职记账员,记账员是协助加油站负责人做好财务管理工作的加油站管理人员,由分公司财务部门统一管理。
第三条本办法所称加油站包括我省系统内所有加油(气)站。
第二章记账员管理体系
第四条记账员管理模式
1、省公司负责统一制定记账员管理架构和制度,并监督全省各分公司记账员管理工作的开展。
2、地市公司负责统一设置记账员岗位并配备人员。片区财务岗负责记账员的业务指导、考核及日常管理工作。地市公司财务稽核岗位负责指导和监督片区财务岗对记账员的日常管理工作。地市公司财务部门各专业主办岗位负责对网点各项专业工作进行指导和监督。
3、记账员地市公司财务核算部经理
片区财务岗
加油站记账员
分公司稽核主办
分公司专业线主办
省公司财资处
省公司稽核主管
岗位管理框架图:
注:实线表示直接汇报和管理关系,虚线表示监督和指导关系
第五条记账员设置类型与标准
各单位应根据加油站实际经营情况,设置专职或者兼职记账员。
具体的设置标准:
1、加油站年销量3000吨以上,原则上设置单站专职记账员。
2、销量较小且地理位置偏远的加油站可设置兼职记账员(记账员兼加油员)。兼职记账员不得由加油站站长担任,且原则上安排为常日班。
第三章岗位职责
第六条记账员岗位职责及履行
记账员岗位工作职责
便利店财务管理
其它工作
资产价值管理
加油卡管控系统
发票管理
资金管理
零售账表册系统管理与维护
库存管理
第七条记账员具体岗位职责
1、资金管理
(1)全面掌握营业加油站营业额、资金动态变化情况。
(2)每日负责清点核实营业款。
(3)定期检查员工投币情况;抽查员工随身携带的找零金是否超限额。
(4)资金管理不相容岗位相分离,存折和密码分管、保险柜钥匙和密码分管、回单核对等关键控制点必须执行到位。
(5)每日核对销售日报表银行存款与缴款单是否一致,确保缴款单编码、大小写金额及张数与零售账表册系统相符。
(6)每日核对大额加油客户、银行POS客户、政府采购POS客户,核对政府采购POS单等结算单据上加油量是否和管控系统中加油量一致。
(7)确保营业加油站营业现金及时足额存入银行。上门收款的加油站做好与银行或保安公司交接手续。自行缴款的按公司规定负责及时将营业款送缴银行,回单到站后及时进行校对和签字,提交站长确认签字,确保数据精确。
(8)确保营业加油站按规定及时、足额上划资金,非工行存款的,将资金定额、定时上划到公司收入账户,并关注月末银行账户余额和月末逢节假日存款的上划,最大限度的减少沉淀资金。
(9)每天结算应收款信用客户余额,严格控制信用额度。对预收款客户控制在预收额度内加油。每月末对往来客户进行函证,并取得书面回函纪录。
(10)及时审核和确保营业加油站所有费用报销单据都符合公司要求,按时将单据交地市公司财务核算部办理报销手续;管理使用好备用金,并确保任何时间内备用金符合规定金额,严禁坐支营业款。
(11)有加油卡充值业务的营业加油站,由记账员对充值资金履行管理职责,进行审核,并与营业款区分缴存银行。
(12)加油站有非油品业务的,检查营业员是否把营业款及时投入投币保险箱内,POS机内存放现金不得超过限额。及时审核销售日表和现金,营业款必须单独封包后放入保险箱,按规定缴存银行。
2、发票管理
(1)负责领用销售发票,控制好发票库存,按规定向站内员工发放发票,并按规定办理交接手续,及时登记《加油站发票领用记录》。
(2)保管好销售发票,监督发票使用情况;每月对库存发票进行盘点,填写《发票盘存表》。
(3)空白发票存放于安全的地方,做好防火、防盗、防潮工作。
(4)正确使用普通发票开票系统,按规定开具发票,并做好系统数据的备份、保管工作。
(5)每日导出开票机开票数据明细,并详细检查开票清单,对超过1000元的大额发票必须严格核对管控记录,并登记TTC号码。
(6)负责做好增值税发票客户加油记录的审核工作。
3、库存管理
(1)每日核对油品验收单(内部移库单)、流量表走读数、计量台账发生数、校验单、发电用油等有关单据,与
零售账表册系统、管控系统发生数核对,发现差异及时查明原因。
(2)每旬对营业柜包装润滑油出库、销售、结存情况进行复核。
(3)掌握商品盘点技能,每月参与库存盘点(包括成品油、润滑油、非油品业务),及时编制盘点表与损溢分析表,发现库存盘点损溢异常情况及时向片区财务岗、片区经理汇报。
(4)不定期抽查盘点,确保加油站库存账实