企业档案管理办法手册-如何加强集团公司档案管理工作.doc

企业档案管理办法手册-如何加强集团公司档案管理工作
为加强集团公司档案管理工作,严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律,提高档案管理水平,特制定本管理办法。
总则
第一条为了加强集团公司档案管理,有效地保护和利用档案,为集团公司的经营和发展服务,进而带动集团公司档案管理水平上个台阶,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,结合本集团公司实际情况,制定本管理办法。
第二条集团公司的档案管理分为集团公司和二级公司两部分。集团公司的档案是指公司在基本建设、经营发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体,不同形式的历史记录。二级公司的档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体,不同形式的历史记录。
根据集团公司的实际情况和档案目标管理的要求,将档案统一划分为十六大类作为档案管理的范畴。它们分别是:党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。各二级公司参照执行。
第三条集团公司及二级公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神,遵循档案工作统一领导,分级管理的原则,维护集团公司及二级公司档案的完整、准确、系统、安全,为发展集团公司的事业服务。
第四条集团公司和二级公司的档案工作是集团公司及二级公司各项管理工作的重要组成部分,纳入集团公司工作的发展规划和年度工作计划中,保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个集团公司档案工作发展的需求。
管理体制与职责
第五条集团公司应设置专人专岗负责档案管理工作,二级公司可参考总部,根据公司自身的情况设立专岗对档案进行管理。
集团公司的档案工作在主管副总裁的领导下,实行档案工作集中统一管理。总裁办是集团公司档案工作的行政管理部门,对档案工作实行统一管理,统筹规划、组织协调、统一制度;同时又是收集、保管集团公司档案和提供利用服务的职能部门,并对各部门立卷归档工作进行指导和监督。
二级公司的档案工作在主管总经理的领导下,实行档案工作集中统一管理。其方法可参考集团公司执行。
第六条集团公司及二级公司均应明确一名公司领导分管本公司档案工作,在各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作,并负责本办法在该部门业务范围内的贯彻实施;各部门应设立一名兼职档案员,负责做好本部门档案工作,并定期将整理好的档案移交档案室。
第七条本办法第二条所列档案大类,根据各部门业务范围,其具体负责的各类档案为:
(一)总裁办负责行政管理类、经营管理类中经营决策档案、设备档案、实物档案、声像档案及电子档案的收集、积累、整理和归类。
(二)人力资源部负责人事档案、劳动人事方面档案的收集、整理和归类,人事档案由人力资源部负责该档案的保管和利用。
(三)财务部负责监督类中审计管理、经营管理类中财务管理及会计档案的收集、积累、整理和归类。
(四)资金部负责经营管理类财务管理中有关资金借款、担保等合同、协议的收集、积累、整理和归类。
(五)投资管理部负责决策类、经营管理类中投资管理档案的收集、积累、整理和归类。
(六