供电分公司文件和档案管理制度.doc

XX县供电分公司文件和档案管理制度
一、范围
(一) 本标准规定了综合档案的管理职能、管理方法、检查与考核。
(二) 本标准适用于XX县供电分公司所属各部室、班(站、所)。
二、引用标准
下列标准所包含的条文通过本标准的引用而成为本标准的条文。所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
《中华人民共和国档案法》(1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议修正,中华人民共和令第71号发布)
《中华人民共和国档案法实施办法》(1990年10月24日经国务字批准,国家档案局第1号颁布,自1990年11月19日起施行。)
《国营企业档案管理暂行规定》(国家档案局、国家经贸委、国家计委1987年3月20日)
GB9705-88《文秘档案案卷格式》
GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》
《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局)
-85《档案著录管理规范》
《档案库房技术管理暂行规定》(国家档案局1987年8月29日)
GB/T11821-89《照片档案管理规范》
《档案工作目标管理办法》(国家档案局档发字(1996)9号文件)
《陕西省档案管理条例》(1997年1月21日陕西省人民代表大会常务委员会第25次会议通过)
三、定义
(一) 档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
(二) 文秘档案
文秘档案是指机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料,因而又称“党政档案”。
(三) 科学技术档案
科学技术档案指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应归档保存的科学文件材料。包括图样、图表、文字材料和音像材料等。
(四) 基本建设档案
基本建设档案是指建筑物、构筑物、地上地下等基本工程项目从酝酿、决策到建设投产的全过程形成的、应当归档保存的文件材料,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划勘测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等工作形成的文字材料、图纸、图样、计算材料、音像材料等形式与载体文字材料。
(五) 科学研究档案
科学研究档案是指在基础研究、应用研究和开发研究等自然科学研究等活动中形成的科技档案。记载和反映科学技术研究活动的全过程和结果,包括取得正结果、负结果或中断的研究活动所形成的材料。其构成如下:
1、科研依据性材料,有科研课题审批文秘、任务书、委托书、开题报告,调研招待方案认证和协议书,合同等文件。
2、研究实验材料,有各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、申请专利的有关文件材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。
3、总结鉴定(评审)验收材料,有工作总结、科研报告、论文、专著参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。
4、成果奖励申报材料,有成果奖励申报、审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
5、推广应用材料,有推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件,生产定型鉴定材料,转让合同、用户反馈意见等。
(六) 设备仪器档案
设备仪器档案是指反映各种机械设备和仪器、仪表等运动变化过程的档案。在设备仪器的购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理以及报废等过程中形成。
(七) 会计档案
会计档案是指在公司会计业务活动中形成的各类凭证、帐簿、报表、工资册、考勤表等会计核算资料。
(八) 立卷
立卷是指文件材料形成单位,将办理完毕、具有保存价值的文件材料,按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。是文秘处理的最后环节,是整理与储存文秘的传统方法,也是归档前的重要准备工作。
(九) 归档
归档是指文秘、业务部门对工作活动中处理完毕、将有保存价值的文件材料,按规定立卷后,定期向档案室移交的过程,是文秘处理的最后环节,是档案工作的起点。
四、管理职能
(一) 公司档案实行分散管理和集中管理相结合的方式,重要档案由办公室管理,一般档案由业务主管部室归口管理。
(二) 办公室由经理主管,其他部门在主管经理领导下工作,业务上接受省集团公司、延安供电分公司及
XX县档案局的指导、监督和检查。
(三) 负责公司文秘、科技、电费、财务、音像实物及计算机光盘等各种档案的收集、整理、鉴定、销毁、保管、统计和提供利用等管理工作。
(四) 负责对公司所属各部室、班(站、所)及多经企业档案工作进行指导、检查、督促和考核。
五、管理内容与要求
(一) 归档范围
1、反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对公司工作、电力建设和历史研究具有