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文书档案管理制度
意义
文书是经营信息与知识传送、交流与反馈的重要信息载体。公司的每一位员工都负有文书管理的责任与义务。
文书档案的类别与形式
公司文书档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等;
公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等;
公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程;
公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等;
公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等;
公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等;
公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等;
公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等;
公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、图纸、调查底稿、客户提供之资料等;
公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等;
公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、方法、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规等;
公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志;
公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函;
公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
文件编制要求
制订:部门内部行政管理类文稿与业务管理类文稿等由各部门负责起草。
修订:由文件归口管理部门根据公司经营管理需求,进行完善修订。办公室每年组织一次公司各部门进行各类管理文件的完善修订工作。
审核:
拟文部门填写《文件申请单》,公司内部管理文件的规范审核可由起草文件部门负责人送办公室核稿,必要时由
报财务部进行经济审核。
审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原拟文部门修改,改动过大的,要由拟稿人重新抄正。
审批:
所有对外发送文件,应加盖公章,由部门负责人审核,总经理审批。
公司内各部门的管理文件,部门拟定后应加盖部门用章,由部门负责人审核,办公室复核,总经理审批。
收发文管理
办公室主任是各级文件管理的直接管理人,有权对文件管理进行规定、指导、检查。
各部门主管负责部门收发文管理及回复、传阅督办工作,可指定部门人员参与文书管理。
收文
1)商务部、采购部、工程部、事业部、各子公司、财务部负责本部门业务范围内的对外公文(各类文本不含书刊、快件等)的收文管理工作;
2)办公室负责上述业务部门外的所有文书收文(快件、刊物、书籍、政府函文等)管理工作。即,各业务部门除业务公文外,其余文书收文均交至办公室统一办理登记手续及分发处理工作。
3)各部门收文后,进行登记,原文无编号应文件的分类及时编号。
4)各部门负责人根据文件指读范围,安排人员阅读,并填写《文件阅读卡》。
发文
1)公司内,涉及部门与部门之间管理内容的文件,由拟文部门送至办公室统一发文。对机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
2)对外发送文件,由拟文部门经总经理审批后安排人员发文;
3)办公室及各部门对回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。
4)凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。
5)《文件申请单》备存发文部门,与原文件共保存。
6)与所发公文抵触的历史文件,发文同时进行回收。
各部门建立并按规定填写签字《文书/证照接收记录》《文书收发记录表》,违者追究有关人员责任,按《员工奖惩管理规定》执行。
文书归档管理
立卷要求
1)文书编号按《文书编号规则》执行。
2)文件立卷应按照内容、名称、时间顺序等,分门别类地进行整理归档。
3)立卷应及时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
档案管理
各部门各类文书档案由本部门自行保管,定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。
要求各部门对部门内各类文书按其重要性制订保存年限并上报办公室,填写《文书档案保管年限制订审批单》,由办公室统一提交总经理审批后执行。审批单据一式二份,办公室与部门各持一份。
各部门建立《文件管理总览表》。
公司的各类文件均属内部机密文件,各部文书管理人员按公司《保密规定》执行,不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。
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