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财务报销知识培训
一、原始凭证的相关规定
(一)原始凭证的定义
原始凭证又称单据,是在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况,还可以明确经济责任,是进行会计核算工作的原始资料和重要依据,是会计资料中最具有法律效力的一种文件。
(二)原始凭证的分类
原始凭证的分类有很多种,在这里我们主要说明一种,那就是按照来源不同分为外来原始凭证和自制原始凭证。
1、外来原始凭证,是指在同外单位发生经济往来事项时,从外单位取得的凭证。如发票、飞机和火车的票据、银行收付款通知单、企业购买商品、材料时,从供货单位取得的发货票等。
2、自制原始凭证,是指在经济业务事项发生或完成时,由本单位内部经办部门或人员填制的凭证。如出入库单、工资表、费用分配表等。
(三)原始凭证填制的要求
1、记录要真实
原始凭证所填列的经济业务内容和数字,必须真实可靠,即符合国家有关政策、法令、法规、制度的要求;原始凭证上填列的内容、数字,必须真实可靠,符合有关经济业务的实际情况,不得弄虚作假:更不得伪造凭证。
2、内容要完整
原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全,不得遗漏和省略;必须符合手续完备的要求,经办业务的有关部门和人员要认真审核,签名盖章。
3、手续要完备
单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章或财务章、发票专用章;从外部取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章
或财务章、发票专用章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖章。
4、书写要清楚、规范
原始凭证要按规定填写,文字要简要,字迹要清楚,易于辨认,不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范,小写金额用阿拉伯数字逐个书写,不得写连笔字,在金额前要填写人民币符号“￥”,人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白,金额数字一律填写到角分,无角分的,写“00”或符号“-”,有角无分的,分位写“0”,不得用符号“-”;大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等,一律用正楷或行书字书写,大写金额前未印有“人民币”字样的,应加写“人民币”三个字,“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白,大写金额到元或角为止的,后面要写“整”或“正”字,有分的,不写“整”或“正”字。如小写金额为￥,大写金额应写成“壹仟零捌元整”。
5、不得涂改、刮擦、挖补
原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或更正,更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。
6、填制要及时
各种原始凭证一定要及时填写,并按规定的程序及时审核审批。
(四)原始凭证的粘贴要求
1、在空白报销单上将原始报账凭证按小票在下、大票在上的要求,从右至左呈阶梯状依次粘贴。粘贴时请切勿使用双面胶或直接用订书钉。
2、将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上(将左面对齐粘贴)。
3、原始凭证粘贴的规则是:从上向下,从右向左,齐线齐边,超大剪折。所有原始单据必须在粘贴单上由上而下、从右至左、均匀排列粘贴。粘贴的原始单据不可超过贴贴单上下及左右边界,每张票据约错开1厘米左右的距离,票据呈鱼鳞状分布。
4、原始凭证应按照报销的经费项目进行分类整理,如办公费、招待费、差旅费、车辆使用费等,应按照类别分别粘贴,把相同费用项目的原始凭证粘贴在一起。
5、粘贴注意事项:不要将票据集中在粘贴纸中间,以免造成中间厚四周薄、凭证装订起来不整齐的现象;每张发票均应直接粘贴在单据粘贴单上,而不能发票粘在发票上,以免日后全部脱落丢失;当遇到发票面积较大,超过粘贴单上下限或左右限,则以可见发票内容明细的情况下以粘贴单的上下右边为基准,超出部分,请将超出粘贴单的部分折叠好;个别规格参差不齐的凭证,可先裁边整理后再行粘贴,但必须保证原始凭证内容的完整性。只需粘牢原始凭证的左侧部分,不用将背面全部贴实,同时要将褶皱的凭证摊开、压平,对破损的凭证还要进行修补。
6、粘贴示例:
二、报销发票的相关具体规定
1、报销的发票必须是发票联,除少量定额发票外均为计算机打印。手写发票已不再使用,不得做为报销凭据。存根联、发货联、记账联不能作报销凭据。
2、内容要齐全,抬头(包括单位名称、税号、地址、电话、开户行和账号)、日期、货物名称(或劳务、服务名称)、单价、数量、金额等项目要填写齐全,字迹要清楚,金额要准确,大、小写要一致,发票内容显示完全。
3、印章要齐全、清晰,须有收款单位发票专用章。
4、从外单位取得的发票,因保管不善而被盗或遗失,可取