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让会议进入无纸化时代
“无纸化”的概念自被提出之后已经有了一段不短的日子,各类无纸化设备也相继进入人们的眼球,已经成为了会议系统领域内新的潮流,但为何“无纸化”将引领新的潮流?以及究竟怎样才算一个合格的“无纸化”会议系统?席媒将依据其“智慧型无纸化多媒体数字会议系统”从设计到完成的过程对“无纸化”的这两个问题进行讨论。
纸为何物
纸在会议中是作为一种信息载体而存在。席媒为能正确地定位“无纸化”会议系统,在关于会议中纸的存在做了一番深入的思考。在会议这种讨论与交流的活动出现之后,纸还未被创造出来,而在会议进入上千年的纸质阶段之前还有着口头、石刻、竹简、布帛等存在,将所有的这些存在进行思考之后它们都可归纳为一种承载会议信息的载体。
纸质信息载体当初是以其较之其他类别的信息载体在使用上的适用性、便捷性和易携带性而成就了千年统治地位。但是,时过境迁,纸在历经了千年的发展进入信息时代之后,相关问题已经相继暴露,而在使用上更加适用、更加便捷、更易携带的信息化产物出现之后,纸已经走到了应该要被取代的边缘。纸走到这个边缘的原因可以归结为以下几个方面:
承载信息有限。信息的及时获取一直是各项决定、举措、行动得以正确作出和执行的保障所在。随着网络的日益完善,现今的信息交换速度已经能够保障信息的及时获取,但随之而来却是小小的一页或几页纸已经难以完全承载住越来越庞大的信息量,越来越厚的资料已经让纸质载体的易携带性失去了往日的光辉。而且,纸质载体仅能承载静态信息,在推崇现场视频反馈的今天,纸质载体已不再如以往那般适用和便捷。
长久保存不易。纸是极易腐蚀与损坏的,这些都不利于信息的长久保存。先不论一份信息在历经数年之后因其腐化而带来的相关损失,单论一份资料仅因保存时的一点意外而出现了损坏,以致于在下一次再使用这份资料时因其不完整性而带来的关于其真实性、可靠性的考究问题便足以让资料提供者再次大费周章一番了。
无必要的浪费。依据席媒深入的用户习惯及市场调查,通常一份资料从开始撰写到最终确定,最快也要经历以下三个阶段,即初稿、修订稿、定稿。仅三稿便通过的情况其实并不多,而定稿之前的稿次无疑是一种浪费,定稿后因为会议需要在印刷了多份使用完后而将之丢弃或销毁,则更是一种严重的浪费。
生态灾害严重。纸张的生产原料是最少20年树龄的大树,而依据,基本上我们每使用4箱A4复印纸(10包/箱)便意味着对一个最少也有20年的生命的剥夺。而对树木生命的剥夺所带来的影响却并不仅仅是地球二氧化碳含量升高这么一个问题,其背后还有着水源污染、水土流失、风沙防护、有毒物质净化、生物链底层断裂、生物栖息地遗失、物种灭绝等等一系列不可忽视的问题。
“无纸化”会议系统为何物
席媒的“智慧型无纸化多媒体数字会议系统(简称无纸化会议系统)”是一个能够全面实现纸在会议中所有功能并涵盖现阶段会议系统功能的多媒体数字会议系统。
要取纸而代之,那么必定要将纸在会议中所起到的作用全面地琢磨透彻。在一场会议当中,纸陆续在桌牌、签到、资料信息呈现、批注、投票、带离会场这几个方面被用到。而在这几个方面,现代会议系统中已经出现的电子桌牌、投影等设备,具有能取代纸功能的能力,但是,除却电子桌牌之外其他的这些设备的作用在会场上还仅处在纸的辅助地位上,并不能真正地取代纸。
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