电力档案数字化加工的实践探索.doc

电力档案数字化加工的实践探索-人力资源
电力档案数字化加工的实践探索
王勤国网浙江省电力公司台州供电公司
摘要:档案数字化是运用计算机技术、数据库技术、数字影像技术、多媒体技术、信息存储技术把纸质等传统载体档案资源转化为数字化的档案信息,以数字方式存储,以网络形式连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序的档案信息库,以实现在线资源共享,更好地发挥档案信息资源的作用;又可以实现对档案原件的有效保存,保证不可再生珍贵档案资源的安全。
关键词 :电力系统档案管理数字化管理
开展档案数字化工作,完成本单位及所属各单位的档案全文数据库建设,是国家电网公司要求系统各单位在2013年底前必须完成的重要任务;浙江省电力公司统一部署“全面开展公司系统的档案数字化建设”。为了提升台州供电系统档案管理水平,推进和加快档案数字化建设进度,确保档案资源的完整性、延续性、准确性、安全性,台州供电公司决定从2011年8月起开展档案数字化加工工作。
一、档案数字化管理控制体系
建立和完善电子公文接收、归档、管理、利用等制度,统一电子档案格式标准,规范电子档案管理,保障电子公文的科学保管和有效利用,推进电子档案集约化、标准化、规范化管理。依托协同办公系统,对当前工作中形成的各类电子文件全面电子化接收归档,如:在生产、ERP、营销等系统运行过程中形成的大量有价值的数据和材料。
二、数字档案化加工的质量和安全控制
档案数字化加工范围广、数量多。自单位成立以来的所有文书档案、科技档案、特种档案、会计档案,类型种类包括文档、图纸、电子照片、纸质照片、底片、录像带、录音带、奖牌、奖状等。
本单位1994-1999年的文书档案已经扫描(TIFF格式),不是国网公司要求的(PDF格式),不能在台中正常查阅;2000年以后的文书档案文件大多数已从OA系统中以电子文档形式导入,一部分PDF格式约有16万页(其中6万页还需要条目著入),另外有8万页帐外文件都需要这次扫描、挂库加工完成。
科技档案已经完成50%的扫描工作,其余科技文档50万页、(其中7万页需要条目著入)、扫描、挂库加工。
声像档案需要通过转换成特定格式流媒体后挂库,实现声像档案数字化。
照片及底片需要进行必要的修复翻新,再录入、反转、扫描、处理。因此,数字档案化加工的质量和安全控制就显得尤其重要。我们着重在以下几个方面开展了工作:

为此特别成立档案数字化建设领导小组和数字化加工工作小组,党委书记亲自挂帅,具体工作由办公室牵头,财务部协助做好项目经费申报工作,监督项目实施过程的经费使用情况;品牌管理中心负责提供档案数字化所需要的照片、录像等多媒体声像资料;科技信息部负责数字化加工过程和档案信息系统的技术支持工作,做好数字化加工所需设备的硬件配置、设备调试、运行、维护工作以及配合检查数据化成果质量验收工作;安全监察部协助项目实施人员的进出管理。各部门紧密配合,职责分明。
《国家电网公司纸质档案数字化加工技术规范》(Q/DGW135-2006)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)、《照片管理规范》(GB/T11821-2002)、《浙江省电力公司