文件管理制度.docx

版本号
修订次数
撰写/修订
批准
生效日期
00
首次发行
会签
抄送
撰写
审核
批准
日期
日期
日期
总则:
此制度为规范文件管理,确保文件有统一的编号,便于文件的识别、追溯和控制;将各类文件依据类别、版本、生效日期等给予编号、登记、发行,避免因为制度文件管理不善,无沉淀及追溯,给工作人员造成困扰,影响整体效率。
适用范围
适用于XXXXXXX公司所有的文件及制度。
职责
人事行政部:负责公司级制度的撰写/修订,文件编号、管理、发行;
总经办:负责文件的审核;
各部门:负责撰写/修订本部门制度,按照此制度执行;负责按类别保存本部门的文件资料。
名词解释
制度/流程:规范性的,要求遵照执行的文件,流程与制度配套;
表单:管理上用于记录、分析的工具,与制度配套使用,与制度不配套使用的表单不用登记编号;
工作指引类文件:教大家该如何做的文件;例如作业指导书、工作指引、图纸等,没有与管理制度配
套的流程;
会议记录:召开会议后的记录。
公告:广而告之,告知全体同仁的文件;
联络函:通知某个人,部门与部门之间需要书面形式的约定,公司与合作商之间的发文。
合同/协议:因商务事项和协作厂商之间的约定,由我司拟定的,我司编号。
其它类:以上范围外的,或者专利、商标、组织机构、国家相关法律条款,外部资料等。
运作方式

目前我司共6个部门,分别是总经办、财务部、人事行政部、技术部、商品部、营销部;文件类别分为沟通管理类、制度类;沟通管理类有会议记录,公告、联络函,制度类有制度、流程,表单,工作指引类文件;合同/协议,其它类。
.1 沟通管理类:会议记录,公告、联络函
编号为:以年份+月份+流水号;会议记录以M开头,公告、联络函以A开头;例如,2018年9月
份召开第一次会议,即M20180901,开第二次会议,M20180902;例如,2018年10月份发出第一份公告,即A20181001,发出第二次A20181002。
制度类:制度流程、表单、工作指引类文件
编号为: 部门代码--文件类别代码-- 流水号,版本号。
部门代码
文件类别代码
总经办 GM
制度、流程 MR
商品部 CD
工作指引类文件 WI
财务部 FD
表单 FM
营销部 SD
其它无
人事行政部 HR
/
技术部 MT
/
流水号:001、002、003、004……以此类推
版本号:01、02、03、04……以此类推
例如:商品部制作了本部门的第一个管理制度,第一版本, 即文件编号 CD-MR-001,版本01。
、协议类
编号为:公司简称 ZG +年份+月份+流水号。
:
不属于制度类也不属于沟通管理类,编号规则如制度类,文件编号登记在制度类。

、发行:
各部门负责人撰写本部门制度,写文件前到人事行政部(以下简称“人事”)登记,由人事编号,制度类、其它类登记在《制度类文件登记表》内,沟通管理类登记在《沟通管理类文件登记表》内,文件写好后由相关部门会签,最终由总经理签名生效。制度流程、工作指导类、会议记录文件原件由人事保存,人事扫描后发邮件给相关人员。表单类,人事