合同管理制度.doc

合同管理制度(讨论稿)
为规范医院签约行为,理顺合同流转程序,加强对合同的管理和监督,提高医院整体管理水平,维护医院经济利益。制定了《合同管理制度》。
1、适用范围
适用于医院签订的各类合同,包括但不限于商品买卖合同、工程设计建设合同、进出口合同、国内代理或收购合同、合资合同、合作合同协议及其修改书(以下统称“合同”)。
2、职责
(1)合同负责部门:负责根据本制度草拟合同,配合编制项目预算,合同签订后负责合同的执行。
(2)合同所涉及的业务科室:负责对合同草案的初审,编制项目预算,并监督合同的执行情况。
(3)财务部:负责合同草案的审核,出具审核意见,负责资金安排、款项收支,并监督合同的执行情况。
(4)医院院长办公会:凡合同标的在人民币5万元以上的,属于重大经济事项。由院长办公会负责重大经济事项的最终审批,并授权有关部门监督执行。
3、正文
(1)合同管理的定义
合同管理是针对医院所签订的各类合同的一项经济管理活动,是财务管理制度和内部控制制度的重要组成部分,合同管理行为主要包括了合同的草拟、审批、签订、保管、执行与监督、变更和纠纷处理。
(2)合同的种类和内容
1)按合同的种类分商品买卖合同、工程设计建设合同、进出口合同、国内代理或收购合同、合资合同、合作合同等。
2) 按合同订立形式分为书面形式合同、口头形式合同和其他形式合同。医院各类合同的草拟、签订、变更、解除、终止等,应一律采用书面形式。
(3)合同的草拟
1)合同负责部门
合同负责部门指对合同具体项目的归口管理单位,包括但不限于总务科、设备科等。由项目负责部门指定具体的项目负责人。
2)明确合同标的
合同涉及医院业务科室,合同负责部门应与业务科室联系,明确合同标的。
3)招投标
对于纳入政府采购计划并利用财政专项拨款购置设备,必须在上级主管部门的指导下开展申报和统一招标采购。
对于软硬件采购合同、工程设计建设合同、医疗设备采购合同等,一般应选择数家公司报价,具体招标公司数量由合同标的金额决定。
4)资质审核
在确定报价公司和参加投标公司时,应采取措施审查对方经营范围和资质,询价书、招标书内容应明确、具体和完整,不得使用含糊不清的词句,不得违反国家各项法律法规及规章制度。
5)合同草拟
项目经理根据各公司报价,并综合考虑其他因素,初定合作方。根据有关合同签订的规定草拟合同,并协助有关业务科室编制预算。
4、合同的审批(自行采购项目)
1、合同草案初审
(1) 项目经理将合同草案及合同审核单交所涉及的业务科室,由业务科室负责人审核签字。
(2)业务科室的审核重点是相关内容的功能是否达到要求,技术可行性,具体进度及人员安排。
(3)业务科室应在收到送审合同的两个工作日内完成初审工作,并及时将合同草案签退项目经理。
2、合同草案的审核
(1)项目经理将合同草案、全部公司的报价单或投标书、有关项目预算一齐交纪检监察审计室签收。凡属于固定资产采购合同,需附设备采购申请单;若为医用设备,还需附医疗设备三证。
(2)纪检监察审计室审核的审核重点是合同的规范性和完整性、单位抬头的准确性、付款方式的合理性、付款信息的及时性、项目预算的可行性、报价的复核、投标书复核等。
(3)财务部审核的审核重点是合同标的是否包括在年度预算中,合同金额是