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一、管理原则
为了保障公司库存商品的安全与完整、降低仓库管理成本、以免造成商品积压与资金浪费,加速资金的周转,特制定本制度,要求××电子商务有限公司、各城市子公司的商品部、仓库管理及配送人员以及相关部门遵照执行。
二、采购入库管理
1、商品部每月28日前,须根据月销售情况结合季节与人文习惯,造报商品采购预算。没有通过商品上架流程审核通过的商品,不应在商品采购预算中列支。
2、商品采购预算经总经理、财务总监审核批准后才能执行。超过一万元的商品采购预算,须经子公司总经理、财务总监,公司总裁共同审批后,才能执行。
3、商品采购的进价,应给公司商品销售创造尽可能大的毛利空间。财务部可根据同类品牌、同类商品、同种规格与包装,甚至可以向同一商品供货商家,采用不用的方式进行询价。当商品采购的进价高于财务部询价的20%时,可视为有不当得利的商品采购,直接追究当事人的责任。第一次除赔偿商品进化差价外,可按进货差价的5至10倍不当得利违约金。第二次发现后,立即开除。
4、商品部采购的商品,仓库根据商品供应商或厂家的收款收据或送货单先进行外包装查验,之后清点数量。当数量一致时,可开具商品入库单办理商品入库手续。
5、当规格或型号、数量不符时,严禁仓库管理员直接修改供货商或厂家的收款收据或送货单,可要商品部采购经办人员,要供货商或厂家另外开具收款收据或送货单,亦可以调换商量的规格或型号的商品,补充商品的数量,直到货单一致后,才可以开具商品入库单。
6、商品入库后,应按照商品的类别放置,同时标识商品的类别、品名、规格型号、条形码或二维码、批次的标签。
7、商品入库存单一式四联,一联仓库留存、一联随商品采购的收款收据、发票、或送货单同行、一联交商品供货商或厂家、一联交会计。商品属铺货类的,要在商品入库单上注意铺货字样。
8、商品采购入库完毕后,仓库管理员将商品采购入库单随同供货商或厂家的收款收据、发票、或送货单交商品部。商品部将单据冲减当期的商品采购预算后,填写单据交财务结算货款。属铺货类的,交财务留存,以便铺货取得销售收入时,结算商品铺货货款。
三、销售出库管理
1、仓库管理员根据××电子商务有限公司城市业务系统中,酒店客人所下的订单,备货、打包,然后安排配送员配送,当订单商品送至酒店,酒店代签或客人签收,配送员返回仓库后,仓库管理员在商品进、销、存报表中核减商品库存、同时在销售收入报表中记录销售数据。
2、商品进销存报表,应包含商品名称、规格或型号、单位、月初结存商品数量、
进货量、退货量、销售量,价格以进价计算,当进价有变动时,一律采用加权移动平均法计算出商品的现有库存进价。销售量按每日登记,月底汇总,同时结算出月底商品的库存量、库存商品的金额。
3、商品销售报表,应包含商品名称、规格或型号、单位、月初商品结存数量、进货量、退货量,销售量、价格以销售价格计算。当销售价格调整时,计分段计算出商品的销售收入数据。并在月底汇总。
4、以上商品进销存报表、商品销售报表,可合并成一张大的报表,并在报表中包含商品名称、规格或型号、进货价、销售价格、月初商品结存数量、月进货数量、月退货数量、商家铺货数量、商品损耗数量、商品报废数量、分日期销售数量,并在月底汇总成总销售量、总销售金额、总销售成本、总损耗金额、总报废金额、月末结存数量、月末结