业委会工作制度.doc

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1.  为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理,业委会设立业主接待制度。
2. 业委会接待业主,采取值班接待、业主联系箱、电话接待、网上电子邮件或特别约见等各种方式。必要时,可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业委会提出意见、建议或者投诉。
3. 业委会回复或处理业主意见、建议或投诉,应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》、《业主公约》为依据。
4. 业委会应及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理:
(1)涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题,由业委会转交物业公司处理,要求物业公司整改并加强监督;
(2)涉及其他业主违反业主公约的问题,依照业主公约的规定进行处理;
(3)涉及业主共同利益的重大事项,经业委会或业主代表大会研究决定后,召开业主大会表决决定;
(4)涉及业委会自身存在的问题,由业委会研究改进解决;
(5)不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题,告知通过其他渠道,由有关部门解决。
5. 业委会专门设置业主意见登记簿,由业委会人员进行书面记录。除可以当即回复的以外,应在有相应处理方案时予以答复。意见登记簿共分两本,一本放在业委会办公室,由专职秘书负责登记,一本由负责值班的业委会值班组轮流在接到业主反映后登记。
 
二、信息公开制度
1. 业主委员会应当建立信息公开制度。
2. 按照规定5日内公布业主大会、业主代表大会、业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项。
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4. 涉及小区开支在3万元以上的项目,经业主代表大会优化方案后,3日内公布,由全体业主进行投票表决。
三、例会及表决制度
1. 业委会全体成员每月的第一个星期四晚上(如遇节日另行商定时间),集中在业委会办公室召开例会,总结上月工作及账目收支情况,提出有关议案,汇总各类业主反馈的信息,制定下个月工作计划等。会议由业委会主任主持,主任无法参加,可委托副主任或负责办公室管理的委员主持会议,负责宣传报道的委员和专职秘书做好会议记录,会后整理形成会议纪要,由参会人员签字后公示。
2. 业委会可召开专项事务会议,所有委员都有建议召开专项会议的权利,但需经业委会主任同意。专项会议时间在确定后由专职秘书负责通知与会人员,提出召开专项会议的委员必须事先准备好各类文本材料。专项会议只讨论专项事务,宜简洁明了。
3. 业委会召开的会议上,涉及到提案的,都需有文本材料,电子稿会前由专职秘书发到相关人员邮箱先行阅读、思考,涉及到各类资料如页数较多,一般准备三份进行传阅。
4. 对于提案等需要表决的,必须按照少数服从多数的原则进行。
5. 业委会每个月第一个双休日(如遇节日另行商定时间),与物业管理方举行例会,听取上个月物业管理工作总结(包括各类开支情况)以及下阶段工作计划,将上个月业委会对物业管理方的考核情况,以及业主提出的关于物业管理的意见和建议,反馈给物业管理方,由物业管理方提出相应整改措施或解决办法。会议由业委会负责宣传报道的委员和专职秘书做好会议记录,会后整理形成会议纪要,由参会人员签字后公示。会议中有涉及到需要业委会表决通过的,由业委会成员单独进行投票表决,物业管理方回避。
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