采购管理制度(02).doc

前通(深圳)有限公司
采购管理制度
一、目的
为了进一步规范公司物资采购程序,健全良好的采购管理制度,以保证公司工程、维护以及一切生产用物资的正常供应和成本的有效控制。
二、范围
适用于本公司所有物料的采购以及外发加工件的采购工作。
三、权责
1、厂长:负责对采购合同的批准、签订及采购付款的审批。
2、采购部:采购主管负责供应商的选择与评估、执行采购作业、控制成本及部门整体工作的规划与部署;采购跟单员:负责订货单的传真与发放,及对已下订货单的跟催,并及时向采购主管报告进度异常情况和协助主管处理一些日常事务等。
2、品管部:负责对生产材料质量管制及评定供应商与质量管理体系的能力和有效性;
3、生产部和其他部门:负责本部门所需低值易耗品的请购,填写请购单,并对其进行检验及提出意见;
四、标准采购作业内容及程序
1、采购作业内容是从收到请购单时,开始进行分发采购案件,由采购经办人员先核对请购内容,查阅厂商资料、之前的采购记录及其他有关资料后,开始办理询价,于报价后,整理报价资料,拟订议价方式及各种有利条件,进行议价,办妥后,依核决权限,呈核订购。详细作业程序及要点如:
2、采购作业程序及要点
程序
要点
请购
请购单的各栏填写是否清楚,物料的需求资料是否正确
按分配原则分派请购案件
急件优先分派办理
无法于需用日期办妥者利用“联络单”或电话通知请购部门
询价
充分了解请购材料的品名、规格
急件或需用日期接近者应优先处理
向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款方式
同规格产品有几家供应商宜均询价
有否有其他较有利的代用品或对抗品
应提供同规格、不同品牌的价格做比较
有否必要办理售后服务及保修、保用年限的签订
新厂商产品,是否需经检验试用
比价、议价
调查市场行情,核对资金预算
厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认
是否殷实可靠的生产厂家或直销商
其他经销价格是否较低
经成本分析后,设定议价目标
在比较两家供应商的价格差异太多时,有必要向两家索要样品来比较规格、材质与品质。
价格上涨下跌有何因素
是否必要开发其它厂商或转外商
核对付款条件及交货期限
确认最低价格后上报主管、厂长核实。
呈核
请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件
2、买卖惯例需超交者应注明
3、现机先用较贵材料时,联络请购部门述明原明
4、按核决权根呈核
订购
需预付订金,内外销价需办退税、或规定多少金额以上或有附带条件等应制定买卖合同
向厂商确认价格、交货期、品质、付款条件、售后服务
分批交货者在请购单上注明分批交货时间及数量
订货单采用传真或EMAIL给厂商,并要求厂商回传,无法按需用日期交货的订单联络请购部门
催交
由跟单员跟踪供应商每天填写《订单跟踪表》,以掌握供应商的最新生产状况
无法于约定交期交货时,跟单员需提前三天通知采购主管,以协调最好的交货时间,并通知请购部门
已逾约交货日期尚未到货者,按照采购主管与请购部门协调的时间来要求供应商加紧催交
收货
订单核准以后,把订单的复印件分发给仓库和品质部门各一份以备用
要求供应商送货单及纸箱外的贴标按订货单资料详细注明产品的品名、规格、颜色、数量等资料。以备仓库收货时核对
仓库部门提交到货资