企业档案管理及利用制度.doc

为规范公司档案管理,提高档案利用效率,特制定本制度。
第一章立卷归档
第1条凡是公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料,均应归档。
第2条各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料,由本部门负责人负责本部门文件材料整理工作,于次年一月底前交办公室档案员统一立卷存档。
第3条业务考绩档案:职称评定后,按申报类、考核类、成果类文件,由办公室及时整理归档。
第4条会计档案由财务部门年终立卷,由财务档案员单独保管。
第5条设备档案:按同一设备仪器名称,含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料,由设备部收集整理。设备投入使用后,及时移交档案室保管。
第6条声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。
第7条所获荣誉奖品、铜牌等实物档案按时间顺序随时编号归档。
第8条应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确,按照文件材料的形成规律及其内在联系,进行分类、立卷,使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况,便于保管和利用。
第9条归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的,可酌情增加归档份数。
第10条凡归档的文件材料,其制作材料必须利于长期保存,同时要保证图样清晰,字迹工整耐久,签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。
第11条案卷封面各个项目应填写清楚、准确;卷内文件材料按规定次序排列、编号,并填写“卷内文件目录”和“备考表”。
第12条归档案卷要按一定次序系统排列,按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号,并编制案卷目录,填写案卷目录号。
第13条归档手续,各部门将文件材料和案卷向档案室移交时,应编制“移交清单”一式二份,经交接双方核对签字后,各留一份,以备考查。
第二章档案保管
第14条库房是本单位档案集中存放的机要重地,必须加强管理,非档案人员一律不得随意进入库房。
第15条库房内应排列有序,按照保管期限或类别,项目以及项目内保管单位顺序,依次从左到右,从上到下排列,便于管理和查找。
第16条档案库房必须采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施,确保档案的完整、安全。
第17条做好库房温湿度记录,采取有效措施控制库房温湿度。
第18条严格控制和保管库房、箱柜的钥匙,不得随意转借他人。
第19条库房内严禁烟火,不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品,定期打扫卫生、保持库房的整齐、清洁。
第20条经常地对库房各项安全措施进行检查,并作好记录,发现隐患及时采取措施。
第21条要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案,要及时修补和复制,库藏档案因移交或销毁时,应注册登记,保存依据。
第三章档案保密制度
第22条档案工作人员应认真学习《档案法》、《保密法》,自觉遵守档案管理规定和保密纪律,坚决维护公司利益。
第23条档案工作人员忠于职守,不得利用工作之便私自将有秘级的档案带出档案室,不得摘录、复制或与无关人员谈论机密档案。
第24条档案人员应按保密要求、保密范围提供档案,不得随意扩大保密范围、降低档案密级。
第25条对有密级的档案应注上密级标记、重点保管。根据公司发展、变化情况,不断调整档案的保密范围、密级程度。
第26条利用