公司档案管理办法.doc

总则为了加强公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》的有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。凡公司各部门在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向办公室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。各部门负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指导。归档范围凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片)等均属归档范围。上级机关文件材料应归档的有:(一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料;(二)上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。(三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。(四)其他文件材料。公司文件材料应归档的有:(一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。(二)公司的请求与上级机关的批复文件,各部门请求与本公司的批复文件;(三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;(五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录,从外单位带回的与公司有关的文件材料;(六)反映公司经营和管理的专业文件材料,如投资项目、设备购买、贸易、重大课题、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等;(七)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);(八)公司及各部门启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;(九)公司及各部门制定的规章制度等;(十)公司及各部门干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;(十一)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;(十二)公司或部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;(十三)公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证;(十四)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有:(一)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件;(二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件;(三)同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。立卷归档要求各单位、各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续。归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。(二)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;(四)永久、长