文书管理办法.doc

一、文件收发管理:
1、公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发;公司各部门的文件由各部门负责起草,办公室审核,总经理签发。
2、文件签发后,送办公室统一安排打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。
3、文件和原稿,由办公室分类归档、保存备查。
4、属于秘密的文件,核稿人应该注明“秘密”字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
5、文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。
6、外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误;属急件的,应在接件后即时报送。
7、传阅文件由办公室专人负责收回,对领导指示的文件,办公室及时组织传达和落实。
二、发文程序与要求:
1、部门需要发文,经主管领导同意,草拟文件初稿,并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、签名后交办公室。
2、办公室对文稿进行审查和修改。
3、经办公室审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿,批准签发。
4、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号送打字室打印。
三、档案管理:
为加强本公司文书档案管理,特制订本制度。
归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,档案室签字认可财务部门给予核报旅费。
2、本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
归档范围
重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
本公司的请示与上级机关的批复。
第十一条公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十二条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示