档案管理办法21.doc

司制【】号文件性质:指导性、强制性【内部公开】抄送:执行董事、分管副总、财务部、行政部、工程部一、档案管理责任:行政办公室文员负责公司档案的具体管理,行政文员应本着负责任、重细节的工作态度进行全公司档案的管理;办公室负责人对本公司文件资料预立卷、整理组卷、归档验收进行监督、检查。具体工作细则: 1、坚持平时整理。根据本公司不同种类文件资料的组成,制定案卷类目,合理分类存放,便于查阅。2、归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。3、保管好各部门应归档的案卷,注意文件资料的安全和保密。二、文件、资料收集归档:1、收集归档范围公司在各项工作中形成的具有保存价值的,或者各级领导和各部门送来的与公司关系很密切的文件资料。(1)公司的各类证、照原件,政府部门或者银行的批文、卡片等。(2)各种会议纪要。(3)各种工作总结、简报、公告、通知;各种综合的调查、检查报告等。(4)与其他公司的往来文书。(5)反映本公司重要活动的照片、录音带、录像带。(6)公司制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。(7)有关财产、物资、债权、捐赠等的凭证以及各类证明、证件存根。(8)员工个人档案。(9)有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。2、归档时间和方法(1)凡经过行政办公室打印的文件,打印好后由行政文员收集归档。(2)凡各部门发出的文件,由各部门负责人收集,送交行政文员归档。(3)一项工作已完成时(包括一项工程已完成、一个会议已结束,一个问题已解决或一件案件已处理等),由各部门负责人将该项工作形成的全部文件资料,系统整理后送交行政文员归档。(4)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件资料,在该项活动结束时交由行政文员归档。(5)年度工作总结、各种年报,应于次年一月底前交行政文员归档。(6)每年的二月底前对上年度的档案进行一次全面、彻底的整理,各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件资料移交行政文员归档。3、归档要求(1)应归档的文件、资料应由各办事人员收集齐全。(2)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。(3)归档文件资料注意:检查应盖公章是否齐全,文件标题、内容及日期是否完整。(4)归档的文件资料应是原稿原件,除特殊情况外,不得用复印件。(5)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。三、档案借阅 1、各部门借阅档案时,必须在行政文员处登记借阅时间及借阅的档案内容,归还时,行政文员应仔细检查借阅的档案是否完好、完整并登记好归还时间。 2、外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信或经本公司有关部门领导同意,方可查阅,不得抄录或借出。 3、机密、秘密、绝密档案借阅必须经公司最高领导的许可。 4、公司人员查阅各类档案时应做到不涂改、折卷、裁剪、拍照、毁坏等。特殊情况需借出的,需经部门负责人批准,使用后应立即归还办公室,不得转借他人并确保档案的完整与安全。 5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片等档案一律不借出。6、凡私自抄录、拍摄、描绘、删刮、撕毁档案,致使公司名誉或经济遭受严重损害者,公司将严格按照国家《档案法》、《保密法》的规定追究其法律责任。四、档案复印1、本公司员工因工作需要复印一般文件资料时要经办公室负责人同意;本公司员工复印本职工作范围以外的档案,需经有关业务部门负责人许可;复印机密