如何做好高校学生档案管理工作.doc

如何做好高校学生档案管理工作
【摘要】本文根据2008年新修订的《高等学校档案管理办法》,作者结合实际工作经验,总结了高校学生档案管理的内容和实际工作中的重要性,指出了目前学生档案管理工作中存在的问题,提出了加强高校学生档案管理工作的建议,进一步推进高校学生档案管理方法和制度的形成。
【关键词】高校;档案管理重要性;内容;建议
一、高校学生档案管理工作的重要性
2008年9月14日,经过长达几年修改的新《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》),由教育部部长周济和国家档案局局长杨冬权联合发布,从2008年9月1日起实行。这是高校档案工作中的一件大事,也是我国档案界的一件大事。《办法》第一次提出了学生类档案的概念,并且把学生类档案纳入高等学校档案管理的范围,而且单独设类,充分体现了“以人为本”的思想,十分明确地指明了学生类档案管理的必要性和重要性。
二、高校学生档案的内容
新的《高等学校档案管理办法》明确规定学生类档案包括:高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
我院根据新的《高等学校档案管理办法》和学院学生档案管理工作实际,规定了在校生的归档材料包括:
(1)高考材料(报名表、体检表、政审表、高考成绩、中学学籍、奖惩材料等)。
(2)入学通知书及准考证。
(3)入学登记表。
(4)军训鉴定表。
(5)在校期间受院级(包括院级)以上表彰、奖励登记表及各种纪律处分决定。
(6)学生的党、团组织材料(入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、预备党员考察材料等)。
(7)学年鉴定表。
(8)毕业生登记表、毕业生体检表、学生成绩表、就业报到证通知单(副联)等有关材料。
(9)招生录取大表。
三、高校学生档案管理工作存在的问题
学生档案管理旨在对学生在校期间。以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档,提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来,由于诸多原因,高校学生档案未能得到应有的重视,致使档案材料收集不全,质量不高。不能准确全面地反映高校学生的全貌,甚至出现档案丢失等现象。当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题:
(1)学生档案不受重视,管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支,在档案管理二级机构中没有配备专职人员,没有进行必要的检查监督和指导,学生档案管理没有建立完善的考核机制和相关制度,学生档案管理工作缺乏领导重视,管理体制明显不完善。
(2)学生档案的收集整理不规范。目前学生档案一般由学生管理部门(学生处)进行统一管理,而学生档案的整理和移交由院系来完成。由于学生管理部门(学生处)和院系均没有配备专职人员,加上学院缺乏监督检查和业务指导,导致学生档案在收集整理过程不规范,如归档文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、材料缺失等等。
(3)学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时,整理、服务环节跟不上,容易产生相关部门相互推诿,有时学生查一个档案跑几天,服务质量和水平有待提高。
(4)毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。在国家对高校毕业生实行统分统包的时候,高校毕业生档案通常由学校档案部门在学生毕业离校