秘书 第三节 会后落实.doc

这节要求同学们重点掌握的技能是:
第一,能够收集整理会议文件资料。
第二,能够印发会议纪要。
第三,能够结算会议经费。
第四,能够收集反馈会议精神的落实情况。
 
第一部分会议文件资料收集整理的要求
学习者应注意把握会议文件资料收集整理的范围,掌握收集整理资料的基本要求。
知识要点

收集会议文件资料时,应首先确定会议文件资料的收集范围;收集会议文件资料要及时,确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全;立注意选择收集文件资料的渠道,运用收集文件资料的不同方式方法;收集会议文件资料要履行严格的登记手续;收集整理过程中要注意保密。

应明确规定会议文件资料立卷归档范围,以确保有保存价值的会议文件资料能完整地立卷保存。同时还应明确立卷归档分工,避免遗漏和不必要的重复。
学习者应注意会议文件资料的立卷归档要严格遵守档案制度,要把会议过程中的一整套文件资料进行分类归档。会议立卷工作的基本原则是“一会一案”。
技能要点
文件资料立卷归档的基本程序:将收集的文件资料进行登记一向上圾总结、汇报情况→甄别整理、分类归卷→卷内文件的排列→卷内文件的编号、编目→填写卷内文件的备考表→案卷标题的拟制→填案卷封面→移交给档案部门→清理、销毁不再利用的纸张。
对于学习者而言,一定要具备实际操作的能力,如会议文件登记时应注意什么,如何分类归档,这些内容可以参考教材中的信息管理部分。消毁会议文件资料时的注意事项可以参照教材中办公室事务的相关内容进行。
 
第二部分会议纪要的内容和要求
学习者应了解会议纪要的作用、分类,会议纪要与会议记录的区别;掌握会议纪要的基本内容和要求,能够根据实际需要印发会议纪要。
知识要点
会议纪要是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料,是在会议记录的基础上,分析、综合、提炼而成,用来概括反映会议精神和会议成果的文件。会议纪要的作用是对上可以汇报工作,对下可以指导工乍,对平级可以互通信息。会议纪要的内容包括会议情况简述和对会议主要精神的记载。
学习者应注意会议纪要的撰写要纪实、扼要、符合特定的行文程序。
即要忠于会议实际,实事求是,内容集中概括,条理清晰。同时,由于会议纪要的基础是会议记录,要求学习者能够熟悉有关方针政策,善于对讲话中的不足之处进行补正。加强写作训练,提高写作水平。
技能要点
学录→起草、编写会议纪要→确定印发范围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。能进行会议纪要的整理。
 
第三部分会议经费的结算
学习者应了解会议财务管理工作的要求,重点掌握会议经费结算的方法。
知识要点
会议经费的结算是会议组织者在会议结束后对整个经费使用情况即会议开支费用的结算。

应注意的事项有:应在会议通知或预订表格中注明收费标准和方法;注明与会人员可采用的支付方式;用信用卡收费,应问清姓名、卡号、有效期等;开具发票人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序。

学习者应掌握会议付款的方法和时间,见主教材第一章第三节内容。会议经费的安排要根据会前经费的预算。对于会议所借场所及设备、食品饮料等物品要在预订时交订金,会议结束后结清相关款项