印章使用管理办法.doc

北京远洋基业物业管理有限公司
印章使用管理办法
第一章总则
一、为加强印章的管理,安全使用印章,使印章确实发挥标志、权威、证明、凭信作用,特制定本办法。
二、适用范围:本规定适用于远洋基业物业管理有限公司的各部门、各项目以及下属分公司。
三、本规定所指的印章是指含北京远洋基业物业管理有限公司、各物管中心的公章、财务章、以及一些专用章、法人名称印章、法人名称字样等所有印章(以下简称“印章”)。
第二章印章的制作和启用
一、各部门、各项目应遵循能签字不盖章的原则,尽量减少印章的使用频次和刻制种类。
二、新刻或改制印章须提出书面申请,并绘制印章样式,签报总经理办公室并经公司总经理批准后,由总经理办公室统一刻制,异地项目由项目的综合行政部刻制。
三、总经理办公室制作印章应到公安机关办理登记手续,并到公安机关指定的单位刻制。
四、印章制作好后,在颁发前,总经理办公室应有详细的交接登记,保管人/责任人在《印章印模备案表》(见附件)上签字,并将印模报总经理办公室备案。
五、印章启用前,使用单位或部门应将启用时间书面通知办公室。如使用单位或部门撤销或改变名称,印章应缴还总经理办公室处理。
印章的种类与审批
根据公司目前的经营业务内容,公司对印章进行统一分类、统一刻制,项目自行刻制的印章无效,印章的种类及审批流程如下:
一、公章
(一)北京远洋基业物业管理有限公司公章
1、使用范围:以公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信、对外的相关证明;劳动合同;财务部门办理财务信托、查帐、加支票密码盒等业务。
2、保管人:由总经理办公室专人保管。
3、审批流程:使用公章的个人填写《印章(证照)使用申请表》(见附件),说明盖章的目的、用途、范围等,经项目总经理/部门总经理审批同意后,报公司总经理批准后到保管人处盖章。
(二)分公司公章
1、使用范围:以分公司名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信;以分公司公司名义对外的相关证明等业务。
2、保管人:公章由分公司专人保管,分公司的总经理/常务副总经理为公章的责任人,应签署由律师起草的《承诺书》(见附件)。
3、审批流程:使用公章的个人填写《印章(证照)使用申请表》,经部门经理审批同意后,报分公司总经理/常务副总经理批准后到保管人处盖章。
(三)物管中心公章
1、使用范围:以物管中心名义对外发文、便函以及对外联系工作的介绍信、委托函、对外的相关证明等业务。
2、保管人:由总经理办公室专人保管。异地物管中心公章由该物管中心的专人保管,由项目总经理签署承诺书。
3、审批流程:使用公章的个人填写《印章(证照)使用申请表》,经部门经理、项目总经理审批同意后,报公司经总经理办公室负责人批准后盖章。
异地物管中心公章的审批:使用公章的个人填写《印章及证照使用申请表》,经部门经理审批同意后,报项目总经理批准后盖章。
二、专用章
(一)合同专用章
1、使用范围:以公司、分公司名义签订的协议、合同等。
2、保管人:公司的合同章由公司的法务助理保管,分公司的合同章由分公司的专人进行保管
。
3、审批流程:按照公司合同管理的相关规定履行合同审批手续,并按照公司授权体系规定之审批权限由总经理授权的相关人员签署、用印。
(二)财务专用章
财务类的各种印章(财务专用章、发票专用