办公自动化2.ppt

办公自动化(二)
2009-9
第二章办公用品与设备的使用和管理
订购、接收、管理办公用品
库存控制概述
库存控制卡的内容
发放办公用品
常用办公用品介绍
办公用品的发放程序
节约使用办公用品的措施
订购、接收、管理办公用品
库存定义
最大量库存
最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量,库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。它能使资金不被过多地浪费在库存物品上,能节约宝贵的库存空间,并使库存物品及时利用,不会因为长期存储而过期作废。
最小量库存
最小量库存是以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量,这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。要有一个重新订购线,以提醒购买者进行重新订购。
重新订购线
这是提醒购买者库存需要重新订购的标准,它由以下几个因素决定:
日用量×运送时间+最小量库存
订购、接收、管理办公用品
库存控制的必要性
我们必须认真存储办公室里的设备和各种用品,以保证我们的需要,这就要求我们维持一个良好有效的库存系统。因为文具和其他办公用品必须要有足够的数量,保证在需要的时候能够充分供应。
每一张纸、每一个信封的浪费,都会增加公司商业运行的成本,所有员工都要高度重视文具的利用,以确保经济有效地利用文具。所以,一个有效的库存系统是极其重要的,它对于提高办公效率、保证工作的完成起着很大的作用。
每一种物品都要有一张库存卡,库存定义用以登记、接收和发放物品,并随时掌握用品的最大量库存、最小量库存和重新订购线。
订购、接收、管理办公用品
库存控制概述
库存控制(Inventory Control),是对制造业或服务业生产、经营全过程的各种物品、产成品以及其他资源进行管理和控制,使其储备保持在经济合理的水平上。库存控制是使用控制库存的方法,得到更高的盈利的商业手段。
库存控制要考虑下边几个方面,销量,到货周期,采购周期,特殊季节特殊需求等等。
库存需要控制利用信息化手段,每次进货都记录下来,要有盘库功能,库存的价值与市场同步涨跌,要有生产计划,根据生产计划和采购周期安排采购。进行单件成本核算,节约奖励,对供货商进行管理,价格和服务,均衡采购,保持大家的竞争才能得到优质的服务和低廉的价格。
订购、接收、管理办公用品
库存控制的作用
精确库存数量并防止被盗
确保所需物品的充分供应
将库存物品所占的空间减到最小
避免物品被破坏或者因过期而作废
订购、接收、管理办公用品
库存控制卡的内容
库存参考号:
项目:
单位:
最大库存量:
最小库存量:
再订货量:
日期
接收
发放
接收的数量
发票号
供应商
发放数量
申请号
领用者
余额
发放办公用品
常用办公用品介绍
办公室中的常用办公用品主要有5类
纸簿类
笔尺类
装订类
归档用品
办公设备专用易耗品
打印纸属于哪一类常用办公用品?
发放办公用品
办公用品的发放程序
指定专人发放。
按单位的有关制度和规定时间发放。
紧急物品发放必须有相应的程序处理。
填写物品申领表,由授权人鉴定批准。
清点核实发放的办公用品。
提醒领取部门或个人节约使用办公用品。
发放办公用品
公司办公用品申领表