文件管理控制程序文件.doc

1 目的
为了规范品质体系文件,使供方及客户之资料,以及其它外部文件得到有效控制,防止使用失效和作废的各类文件,以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围
 质量体系文件的编制、管制方法。
 供方及客户文件(如技术图纸、测试报告、使用说明书等)的控制方法。
 其它外来文件(如适用的法律、法规、行业标准等)。
 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别,并控制其分发。
3 定义注释
 受控文件:凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
 非受控文件:不直接影响产品质量的文件或资料,如各类参考资料。
体系文件:
:由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向
:在质量方面所追求的目的。
:质量管理体系的纲领性文件,它概括了本工厂质量管理体系的构成及要素(过程)。
:直接支撑质量手册的主要体系文件,是对各部门运作过程及质量体系要求的具体说明。
:它从程序文件中引申出来,详细叙述各部门运作过程及操作规程,它是程序文件的支持性内容。
4 职责
 总经理或董事长:批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
 管理者代表:负责制定质量手册及相关程序文件。
 各职能部门:负责编写相应的程序文件及作业指导书,及时签收和保存受控文件,并将已失效的受控文件退回综合办。
 综合办:负责本工厂受控文件的整体控制,即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。
文件控制职责表
文件级层
文件类别
编写
审核
批准
保存
一
质量手册
授权人员
管理者代表
总经理
综合办
二
程序文件
各部门主管
管理者代表
三
技术文件
相关部门
部门主管、总经理、管理者代表
四
记录表单
随相关二、三级文件一同审批
五
外来文件
相关部门收集
5文件格式及文字要求
,格式如下。四级表单可不加页眉但必须加公司台头。
宝鸡志普有色金属加工有限公司
文件编号
JH-XX-XX-XXX
版本
XX
文件名称
XXXXXXX
页码/页次
第X页共X页
生效日期
XXXXXX
:公司所有文件一律为宋体黑色字,文件名称为二号字,正文内容序号题目为粗体四号字,正文内容为四号字,表单内容可根据需要采用四号或五号字。
,在文件末页按以下方式
编制: 审核: 批准:
日期: 日期: 日期:
6 作业程序
编码原则:

公司名称
文件级别
部门类别
流水号
XX—XX—XX—XXXX

注释:
公司名称:JH
部门类别:总经理∕管理者代表GM;行政人事部:HR;财务部FD;生产部PM;销售部SD;品质部QC;技术部TD;采购部PD;仓库STD。
文件级别:一级文件01;二级文件02;三级文件03;四级文件04;五级05
流水号:字母+001~999,各部门应对本部门的文件进行分类识别,对记录表单的流水码进行识别、汇总,汇编成《记录清单》
各部门文件编号应按以上要求