工程项目档案整理手册(修订22).doc

工程项目档案整理手册
(修订版二)
江苏省电力公司电力经济技术研究院
二O一四年十月
目录
一、工程项目档案归档整理流程┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄2
二、施工单位档案整理流程┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄10
三、案卷录入说明┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄11
四、220千伏典型变电站工程档案目录手册┄┄┄┄┄┄12
五、220千伏典型线路工程档案目录手册┄┄┄┄┄┄┄23
六、施工质量控制数码照片组名与文件名编制要求┄┄┄29
工程项目档案归档整理流程
工程项目档案归档整理原则
归档工程项目档案应齐全、完整、准确。遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学、组卷合理、编目规范;案卷及卷内排列有序、题名简明准确;文件、案卷装订整齐、结实、美观;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求,便于档案的保管和利用。
二、归档文件整理流程及质量要求
(一)归档文件整理流程:移交接收→初步整理→组卷→编目→录入→打印→装订→装盒→上架。
(二)归档文件整理步骤及质量要求:
1、移交接收:
移交:工程项目负责人必须提供竣工文件资料移交清单及附件(《110~500千伏输变电工程竣工档案验收规范表》),应对照规范表中规定的验收内容,形成资料的在表格内“验收结论”处填写“有”,若有未形成资料应说明原因,若形成的资料表格中未提及,则应将文件名称补充在表格下方。
接收:档案整理人员在接收工程项目负责人移交竣工资料时,应认真核对移交清单,并按归档要求检查档案质量。
文件材料的质量要求如下:
(1)正本、原件归档:
合同协议、主送或抄送本单位的红头文件要原件归档,合同协议等法律性文件手续要齐备;非主送或抄送本单位的文件材料在无原件的情况下可用复印件归档。
(2)资料规范统一:
单位、分部、分项工程的划分和质量验评表的格式、内容要符合验评规程的要求(《110~1000kV变电(换流)站土建工程施工质量验收及评定规程》Q/GDW183-2008、《110kV~500kV架空电力线路工程施工质量及评定规程》DL∕T568-2002、《电气装置安装工程质量检验及评定规程》DL∕-2002);一般的表式要符合国网公司《标准化项目部手册》规定;所填内容真实可靠,数据填写必须详细、准确,不得有漏缺项,没有内容的项目要划掉。
(3)质保资料跟踪:
工程施工过程中的各种原材料如水泥、钢材等质保书、出厂试验报告及复试报告、施工试验报告和检测报告都要齐全、完整、准确,并要说明该原材料在工程项目中使用的场合、位置,使原材料具有可追溯性。
(4)文件中的不合格项闭环:
设计变更、施工质量处理、缺陷处理,质量监督检查、监理有关质量问题的通知、预验收报告等都要有闭环交代的详细记录。
(5)竣工图准确、设计变更通知单规范:
竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。必须采用红色印泥加盖竣工图章,竣工章盖在标题栏上方的空白处。设计修改通知单、工程联系单要求内容简明,原件归档,编号规范,不得重号,空号。应一事一单,一张变更单不能跨卷册,跨专业。注明被修改的卷册号、图号、图纸名称、修改内容、修改原因。
(6)纸张规范,字迹耐久:
案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。归档文件的纸张大小为国际标准A4幅面,装订边为2~。文件不应用易褪色的书写材料(铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸、热敏纸等)书写。打印字迹应清楚,图文清晰,图表整洁,牢固程度符合归档要求。
(7)签名真实、规范:
案卷内文件材料的签名要手签,不能代签名,不能用计算机打印、不能用印章代替签名。
(8)电子文件:
工程项目竣工移交资料的电子文件必须与纸质文件一一对应,对施工记录等自身形成的文件资料,根据文件签名等具体内容,将签名等内容输入文件补充齐全,形成电子文件归档。
A3及以下页面宜采用黑白二值图像,分辨率为每英寸200象素,多页PDF格式;超大页面(A3以上)宜采用黑白二值图像,分辨率为每英寸200象素,多页TIFF格式。
(9)交接手续完备:双方在《档案移交清单》上签字后各保留一份。
2、初步整理:将工程项目负责人移交来的各参建单位的竣工资料进行归拢。
建设单位:项目前期文件,工程管理文件,质量监督文件,竣工验收文件;
土建工程施工单位:施工技术管理资料,施工、验收记录、质量检验评定,原材料出厂质量证明、复测报告及报审、施工检测报告,竣工图;
电气工程施工单位:安装技术管理资料,安装、验收记录、质量检验评定,调试报告,装置性材料出厂证明、试验报告及报审,竣工图;
监理单位:监理文件;
通信工程施工单位:通信工程资料;
消防工程施工单位:消防工程