企业数字档案馆（室）建设指南.doc

企业数字档案馆(室)建设指南(征求意见稿)编制说明《全国档案事业“十三五”规划纲要》将推进数字档案馆建设列为“十三五”时期的重点任务之一。但一直以来,不少企业反映,在数字档案馆(室)建设中,缺少针对性强的参考性文件,在进行数字档案馆(室)建设方案设计、需求分析、体系实施等过程中,存在数据格式不统一、系统功能挂一漏万、建设过程不规范等问题。为此,国家档案局组织人员编写了《企业数字档案馆室建设指南(征求意见稿)》(以下简称《指南(征求意见稿)》)。与现行有关数字档案馆、数字档案室建设指南相比,《指南(征求意见稿)》体现了企业特色,主要表现在以下方面:一是将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一。由于企业档案管理体制机制大量存在馆室合一的情况,《指南(征求意见稿)》将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一,更加符合当前企业档案工作实际。二是在档案管理系统功能上突出了企业需求,增加了如科技文件材料管理等可选的功能需求,以满足部分企业档案部门承担科技文件材料管理职能的实际需求。三是在档案资源建设上突出了企业特点,按企业档案分类列出了档案数字化的范围,可操作性更强。四是突出了电子文件归档管理,按企业信息系统类型详细列出了电子文件的归档范围。五是在安全保密体系建设上更加细化,按照安全保密体系的层次架构,列出了安全保密体系建设的重点内容。 、原则与内容 27企业数字档案馆(室)建设指南企业档案是企业产品研发、生产和经营管理活动的真实记录,是企业有形资产的记录和凭证,是企业无形资产的载体和组成要素。企业档案工作是企业各项工作中不可缺少的基础性工作,在保障企业生产、经营和管理持续开展,资产保值增值和延续企业历史等方面具有重要地位和作用。随着信息社会的到来与企业信息化建设的发展,建设数字档案馆(室)是企业档案工作升级换代与创新发展的必由之路。建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆(室),有利于整合企业核心信息资源,提升档案信息管理开发利用与共享服务能力;有利于优化企业各项业务系统流程,并有效促进企业提高管理水平、增加经济与社会效益。(室),是指企业运用现代信息技术对电子文件和传统载体档案信息进行采集、整理、存储、保管,并通过网络提供档案信息服务和共享利用的档案集成管理的计算机系统平台。(室)相比,企业数字档案馆(室)具有以下特征:(1)存量档案数字化和增量档案电子化。通过对电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工,以数字形式存储各种档案信息。企业办公自动化系统、核心业务系统、财务系统、人力资源系统及其他信息系统形成的具有保存价值的信息记录按照规范要求进行在线自动归档,形成电子档案,实现档案电子化。(2)档案管理自动化。企业数字档案馆(室)将优化重组后的档案管理业务流程固化在档案管理系统中,实现电子档案资源的自动化管理。(3)档案传输网络化。企业数字档案馆(室)中的数字档案资源和传统载体档案信息的收集、存储、保管等均通过计算机网络传输,档案利用以网络为主,以达到快捷、高效、共享的目的。(4)利用服务知识化。企业数字档案馆(室)融入知识管理、内容管理、大数据等理念和技术,创新档案利用方式和方法,对档案信息进行深层次加工,并主动为企业研发、生