采购流程手册草稿.doc

(一)、采购的职责1、公证诚实采购人员必须公平、公开、公证的方式评选供应商,在可选的范围内获得供应商的配合和信任,不可私下和供应商达成某些协议,更不可有欺瞒和不道德的行为2、廉洁奉公采购人员不可惟利是图,更不可利用职位之便对供应商威逼利诱,达成中饱私囊的目的3、负责敬业采购人员应在有敬业精神,积极主动通过合法合理的手段采购到所需的产品,保障企业获得的合法的利益及利润得到体现,并能正常的规避一定的市场风险4、虚心耐心采购人员在日程工作中应本着互惠互利的原则,与供应商平等相处。与供应商谈判、议价的过程中,需要有忍耐、等待的修养,努力做到双赢局面(二)、采购的工作范畴1、职权范围A、采购申请单的核实B、跟踪审核过程及提出采购建议C、供应商的审核和选择D、产品的采购和建议定价E、产品的销售以及发放使用的了解F、采购产品的检验G、采购付款2、工作范畴A、主营产品的采购B、非主营产品的采购C、行政办公用品的采购D、库存确认、管理3、工作的分类A、日常工作供应商的了解、沟通、拜访,市场整体动态的把握,对所能掌握的资源进行整合产品的价格、类别、规格参数、升级换代、发展趋势、市场占有度、售后服务等方面进行整理、分类、统计,分析产品可能存在的市场风险对采购时出现的问题、情况的总结分析,提出改进意见建议各部门发生的采购进行登记,采购物品发放使用的协调已完成采购流程的项目进行统计、分析,合理拟定预采购项目做出采购计划B、职能工作保障采购流程的顺利进行,对流程进行坚控,发现并及时停止或放弃可能出现问题的采购项目对产品和供应商进行的选择,合理规避风险并获取最大的利益利润空间充分了解市场,对产品合理定建议价,满足销售人员及客户的需求,以达到顺利完成销售配合相关部门对产品进行检验,满足要求的产品给予采购,并催交产品协助入库发放跟踪产品的销售,联系供应商做好售前、售后服务工作在协议或现款的条件下进行采购付款C、机动安排公司临时安排事务的处理自购产品的上门采购产品知识的学习,专业技能的培训4、IT产品的分类A、数码产品类:数码:手机、数码相机、U盘、MP3、MP4、摄像头、DV摄像机、移动硬盘、PDA掌上电脑、录音笔配件:耳机、蓝牙设备、镜头、闪存卡、数码伴侣、闪光灯、充电器、读卡器、三脚架B、DIY配件类:DIY:CPU、内存、硬盘、音箱、主板、显卡、机箱、散热器、光驱、光存储、鼠标、键盘、电源、键鼠套装、声卡、鼠标垫扩展:TV卡、RAID卡、SCSI卡、视频采集卡、硬盘及光驱盒、其他C、台式整机类:笔记本、台式机、笔记本配件、工作站、准系统、笔记本电池D、显示设备类:LCD液晶显示器、CRT显示器、数字电视、投影机、幕布、投影灯泡、展台E、网络设备类:网络:服务器、交换机、网卡、路由器、防火墙、服务器CUP、网关、集线器、硬盘、内存、Modem、KVM切换器、配件无线:网卡、上网卡、路由器F、外设软件类:外设:打印机、一体机、绘图仪、扫描仪、UPS电源、喷墨耗材、激打耗材、复印机、传真机软件:杀毒软件、文件处理、数据库、操作系统、财务管理(三)、采购的前期准备1、收集信息A、确定所采购产品的库存情况B、确定采购资金的来源和预算C、掌握所采购产品的品名、类别、规格、使用要求、售后技术支持等参数D、调查市场行情E、收集相关资料包括:厂家、升级换代品、品质等2、寻价A、确定寻价对象B、填写寻价表格C、整理报价资料D、选择议价对象3、比价、议价A、确定议价目标额分析采购成本,拟订产品底价,设定议价目标额B、决定采购条件向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等C、比较供应商报价综合分析各厂家报价,从优而定D、考虑市场风险考虑近期价格上下的涨浮以及市场风险控制库存E、估算费用估算出成本费用,便于采购完毕后的定价F、其他在比价、议价时还应比较各个供应商的付款条、交货条件、发运情况等4、评估A、同规格产品应同时有多家供应商参加询价、比价、议价B、是否为信誉良好的供应商C、是否有必要办理售后服务D、供应商的供应能力是否能保障按期交货,商品品质是否有保障E、是否有必要开具发票(四)、采购计划的实施1、决定A、选择合适的供应商B、签定采购合同或者直接现款交易2、请购A、按产品计划计算请购数量和交货期B、申请采购单上应详细注明与供应商议定的买价条件C、分批交货应在采购定单上注明分批交货时间表3、下单A、将计定的采购要求通知供应商B、向供应商确定价格、品质、交货期等条件(五)、采购过程跟踪1、协调与沟通A、对能否达到交易条件供应商应及时答复B、对选定的供应商无法及时协调联络时,以确定一个合适的交易交货期2、催交A、无法于约定日期交货时联络申请采购人或者部门,并进行交期异常控制B、对已逾期交货的供应商应加紧催交或者更换其他供应商C、控制长期合同的交