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行政公文通知文种写作知识培训行政管理部二0一四年七月目录通知的概念通知的种类通知的格式、内容、写法通知的特点及撰写注意事项通知是发布法规和规章,转批下级单位的公文、转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。通知,主要目的就是把需要传动和告知的事项让有关单位和人员知道,并遵守和执行。注意:通知一般属于下行文,只有需要同级单位或不相隶属单位知道或参与的事项时使用的通知是属于平行文。一、通知的概念:一般可分为五种:1、指示性通知。用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示、要求。带有强制性、指挥性和决策性。2、批示性通知,又称转发性通知。领导单位用批转、转发的方式发布某些法规,要求下级贯彻执行。批转下级单位送来的工作报告、建议、计划等,以及沟通情况,指导工作。3、周知性通知。多用于上级单位向下级单位宣布某些应知事项,不具有强制性。4、会议通知。用于对上级或平级。5、任免通知。上级单位对任免的人员用通知的形式告知下级单位。二、通知的种类:(一)标题形式一:由“发文单位+事由+文种”三部分组成,一般用于重要、庄重的公务。例如:雅德商业关于发布冬季着装标准的通知形式二:事由+文种例如:关于发布冬季着装标准的通知形式三:转发+始发单位及原通知标题例如:转发雅德商业关于发布冬季着装标准的通知形式四:文种省去制发单位和发文事由,这种不作为正式文件发布是在内部使用的标题。如果遇到特别紧急的情况,可在通知前加“紧急”二字。三、通知的格式、内容、写法通知的格式一般包括标题、正文、结束语、落款(二)正文正文是通知的主体和核心部分,写法根据通知的实际情况和需要而定,一般包括开头和主体。(1)开头。写明发通知的原因、依据、理由和目的,写明为什么要制发这个通知。(2)主体。写明制发通知的事项,如有关规定,需要周知、办理、执行的事项等等。(三)结束语一般以“特此通知”结束全文。(四)落款制发单位和日期(如题目里面以及该包括制发单位则落款只需写日期)四、通知的特点及撰写注意事项(一)通知的特点1、应用广泛。通知是公务活动中应用最广泛的公文,凡发布法规和规章、传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文、批转下级单位的公文、发布要求下级单位办理和有关单位共同执行或者周知的事项、任免和聘用干部,都可以用通知,不受内容轻重简繁的限制,也不受单位性质与级别层次的限制。2、告知性强。通知把需要知晓的事项告诉有关人员,任免通知等只要求受文方知晓而并不要求执行,具有很强的告知性。3、执行性强。有的通知要求办理或执行,具有较强的执行性和约束力。通知要求办理或执行的事情不能拖延,必须在限期内完成,否则可能失效或误事。四、通知的特点及撰写注意事项(二)通知写作中的注意事项1、依法行文:无论是使用指示性通知还是使用批转性通知,都要受单位职权的制约。即只有直接上级单位才能对下级发指示性通知;只有具有批准权力的单位,才可以使用批转性通知。不具有批准权力的单位或者平行单位之间,也只有重大的或者必须遵照执行的事项,才用批转,而一般事项或仅供参考的事项,则不用批转,而用转发。2、要求具体:指示性通知主要用于布置工作,下达指示或要求办理某些事项,应该把执行要求写具体,如写上完成的时间、必要的程序等,以便受文单位贯彻执行。3、重点突出:通知的主要特点是告知性强,要把事项交代清楚,就要求在撰文时分清通知事项的主次,按其轻重缓急,层层展开,突出重点,把主要事项讲清说透。五、常见种类通知的写法1、指示性通知用来阐述政策、布置工作、答复询问等,带有指令性。例文:《关于楼层看板使用规定的通知》各部门:为使公司信息及时有效地传达到各楼层,行政管理部牵头为每层楼设计制作了一张看板,现已安装到位。为使看板作用落到实处,现将相关使用规定通知如下:一、分类与职责1、企业简介:固定内容;2、安全指南专栏:物业管理部负责内容完善、更新与日常维护;3、公告栏、早报、员工风采专栏:营业部各楼层负责内容完善、更新与日常维护;4、品质管理专栏:人力资源部负责内容完善、更新与日常维护。二、要求1、请以上责任部门于本周内(3月31日前)完善完成看板内容,要求添加的内容必须符合各板块主题,并保持版面整洁;2、行政管理部负责不定期对看板内容进行抽查,如发现张贴内容与看板主题严重不符或存在留白现象,将给予对应责任部门/责任人负激励20元/次。3、任何人不得故意损坏看板,一经发现予以严惩。此通知自下发之日起执行。行政管理部二○一四三月二十八日本则通知用于指示各部门正确使用楼层看板,并对相关要求做了说明。五、常见种类通知的写法2、会议通知由文件传递渠道发出的会议通知,正文涉及的内容一般包括:会议名称、会议的原因与目的、