文书管理制度.doc

(一)公司文书管理规定第一章总则第一条本规定的目的,在于确保文书事务正常且顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有。第四条必须严格保守文书的机密。第五条文书按下列要点处置或办理:(一)凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任。(二)即使在紧急状况下,以口头或电话形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来。第六条文书的主管原则规定如下:(一)文书的收发、领取与寄送,原则上由总公司总务部庶务科负责。(二)分公司或分支机构的文书主管,另有文书管理细则作出规定。第二章文书的收发第七条到达文书全部由文书主管科室接收,并按下列要点处置。(一)一般文书予以启封,分送各部门、科室。(二)私人文书不必开启,直送收信人。(三)分送各部门、科室的文书若有差错,必须立即退回庶务科。第八条节假日等制度工作时间外到达的文书,由值班人员接收后转交庶务科。第三章文书的处理第九条文书按机密程度可分为以下几类。(一)绝密。指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。(二)秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。(三)外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。(四)普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论。(五)传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。第十条普通文书的处理原则如下:(一)由科长以上级别的主管,负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理;或者指定下属对文书进行具体处理。(二)如果遇到重要或异常事项,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。(三)如果与各部门、科室有关联的事项,必须经与各部门、科室的合议后方能予以处置。第十一条机密文书的处理原则如下:(一)机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。(二)指名或亲启文书的寄发,原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点,注明发文者姓名,由发文者封缄。(三)到达的指名或亲启文书,原则上由信封上所指名者开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。第十二条文书的阅览原则如下:(一)某文书被阅览后,阅览者必须签字划押,表示已经阅览完毕。有必要的情况下,在文书的空白处填写阅览后的意见,转给或交还文书的主管。(二)有必要在各部门、科室传阅的文书,必须附上“传阅登记簿”,按传阅登记簿规定拦目填写,并最终交还文书主管。第十三条与各部门、科室有关的文书,在处理意见上如果存在分歧,则由文书的主管部门出面进行协商;如果不能协商一致,上报或请示高一级领导,由上级裁决。第四章请示审批第十四条请示审批是公司经营的一项重要程序,凡公司经营重要事项,都必须经请示,获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后,方能实行或行事。第十五条须请示审批事项如下:(一)向社会发布的公告、企业经营情况等信息职务及重要人事安排;(二)各种制度性规定的变更;(三)重要契约的缔结、解除与变更;(四)诉讼行为;(五)与官方机构有关的、各种重要的请求回执、申请等等;(六)土地、建筑物