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流程变了,信息系统如何应对?
引言:
企业在完成了ERP、DRP、BI等信息系统的建设后,业务操作流程和管理运作流程等非结构化数据也通过信息系统进行了固化,从而达到无纸化办公的目的,但在企业不断变化的过程中,原有定制、半定制的办公系统越来越无法适应,信息部门如何应对?
近来,全球经济危机对国内企业造成了不同程度的影响,企业把眼光由外而内,转向了内部的挖潜和管理的提升。流程管理作为管理提升的有效手段和工具,越来越被企业的管理者所重视。
为什么流程管理会在这个时期被重视起来,究竟什么是流程呢?
一、流程是我们处理任何事情的客观存在
1、什么是流程管理?
无论在生活中、休闲中、还是工作中,我们做事情都有一个“先做什么、接着做什么、最后做什么”的先后顺序,只是没有人用“流程”这个词汇来表达而已。
除了这个先后顺序外,我们还常说某某人能力强、善于做事情,是说他们做事情有方法,比别人的做起来顺手、效果也强,到底有什么不同呢?应该是他做事的前后顺序和具体方法不同。
因此,流程是不以我们的意愿所转移、客观存在的做事的方法和内容。
企业在建设的初期可能没有用文档化来表述,但流程依然存在,它或是我们的文化传统,或是潜规则;或是一种默认的、达成共识的做事情的方法和风格。
有了上述对于流程管理最通俗意义的认识后,我们再来看一下比较专业的定义:
迈克尔·哈默:业务流程是把一个或多个输入转化为对顾客有价值的输出的活动。
T· H ·达文波特:业务流程是一系列结构化的可测量的活动集合,并为特定的市场或特定的顾客产生特定的输出。
A· L ·斯切尔:业务流程是在特定时间产生特定输出的一系列客户、供应商关系。
H· J ·约瀚逊:业务流程是把输入转化为输出的一系列相关活动的结合,它增加输入的价值并创造出对接受者更为有效的输出。
ISO9000:业务流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动
不管流程发展到什么程度,也不管是哪一种定议方式,我们都不难看出,流程最基本的要素无外乎:输入资源、活动、活动的相互作用(即结构)、输出结果、顾客、价值,如图一:
图一:流程的六要素(来自AMT咨询研究院)
2、企业什么要关注流程管理:
当企业发展到一定的阶段,随着处理事务的增加,部门、岗位自然增加,一件简单的原本由一个人或几个人就可以完成的事情,变成了需要跨部门、跨岗位来完成的,自然而然用文档的形式展现出来,而为了更直观、更容易看懂,于是,这些流转的过程节点、每个节点上需要填写的内容、以及整个流程的规定,就形成了我们常常见到的流程。如请假流程、报销流程等。
在企业中众多的部门和岗位由于承载的职责不同,每个部门必然会站在自己的角度上去思考问题。关注点的不同自然而然产生了“力不往一处使”的现象,如图二:
图二:流程管理,知识活水(来自:AMT咨询研究院)
供应链各环节,各个部门关注的点都不相同:
研发关注产品特性,对于原物料是否保障供应关注不够;
采购关注供应及时性和价格的最优;
生产追求更低的生产成本和产值;
质检关注产品的质量和一次性合格率;
营运关注订单满足率;关注反应速度
市场关注产品的品牌和消费者,关注客户满意度
……
流程管理成为“疏通管道”、打通供应链各环节协同、合理计划的有力工具。因此,企业在完成了ERP、