材料款支付审批管理制度.doc

材料款支付审批管理制度(试行)为规范公司内的材料款支付行为,防范付款过程中的差错与舞弊,确保付款业务的真实性、合法性,特制订本制度。一、材料款分类1、预付款:是指根据采购合同支付条款的约定或者根据公司与供应商的采购约定,必须由公司先支付给供应商一定数额的款项。2、进度款:是指根据采购合同约定必须由供应商履行一定交付义务或其他约定义务时,由公司支付给供应商的部分款项。3、结算款:是指根据采购合同约定,在供应商全部履行完毕交付义务或其他约定义务后,由公司支付给供应商的最后一笔款项。4、月结款:是指根据采购合同约定,由公司按月在规定的日子前支付给供应商上月交易材料的款项。5、特殊材料采购款:是指因施工用材急切或采购量小,无法进行招投标采购或无法与供应商签订采购合同,经材料处进行货比三家询价后,报公司领导审批后可以直接采购材料而依据采购约定需要支付的款项。6、雇用设施款:是指材料处因临时解决材料装吊、运输等业务时,材料处雇用外部吊机、叉车、平板车、运输车、挖机等设施时所需支付的款项。二、材料款支付管理部门材料处作为材料款支付事务的发起人,依据材料采购合同或外部设施雇用款项支付约定,负责填写《材料款支付申请单》(附件一)或《雇用设施款支付申请单》(附件二),并依据本制度规定的汇签流程进行申请支付,同时必须做好支付相关附件单据的收集与审核。项目部作为材料使用或雇用设施使用部门,负责确认支付申请单上所列明的支付明细事项,并签署确认意见。督查处、土建公司作为材料款项或雇用设施使用的监督管理部门,负责确认支付申请单上所列明的支付明细事项和相关附件单据的审核。财务处作为材料款支付或雇用设施费用支付的最后把关部门,负责审核支付单上所列的支付明细事项、采购合同或雇用设施审批单以及相关材料单据(供应商出具的送货单、材料验收单、材料入库单等),负责审核所需支付款项是否符合合同约定或雇用设施审批约定,负责鉴别供应商所提供的发票的真伪,负责检查支付单上各类数据的正确性以及做好经公司领导审批后款项的支付工作。公司领导负责支付款项的最终审批,审批后由财务处负责支付或开具相关票据给供应商,并做好签收记录。公司总经理对材料款的审批不承担责任,由经办人、所有审核人员及分管领导承担责任。三、材料款的支付审批流程1、首先由材料处采购员依据采购合同约定或雇用设施费用支付约定,填写《材料款支付申请单》或《雇用设施款支付申请单》,同时负责收集支付申请单所需的附件单据,然后交材料处负责人进行审核签字。2、经材料处负责人审核签字确认后,由相关项目部进行审核签字。3、项目部负责人签字确认后,由督查处、土建公司负责人进行审核签字。4、督查处、土建公司负责人签字确认后,交给财务处项目会计对支付申请单、相关材料单据(送货单、验收单、入库单)、发票等与经公司董事长审批后的采购合同、询价情况表、报价情况表等进行审核,检查款项支付是否符合合同约定或雇用设施审批约定,检查各类数据的正确性,无误后进行签字确认,然后上报财务处负责人进行审核,审核无误后,则财务处负责人进行签字确认。5、财务处负责人签字确认后,交由材料处负责人上报公司领导进行审批,6、公司领导审批签字后,由财务处出纳依据审批确定的支付方式,完成支付工作,同时做好相应的记录。7、如果材料采购已支付预付款的,每次结算时,单次结算费用在预付款的额度内,材料处可以直接